Checklist voor een goed georganiseerde koffieochtend

Een koffieochtend lijkt eenvoudig, maar vooral aantallen, dieetwensen en de voorbereiding van koffieapparatuur vragen tijd. Reserveer eerst de locatie, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen voordat je boodschappen doet. Plan de praktische voorbereiding in twee rondes: houdbare producten en materialen eerder, verse producten en gekoelde items op de dag zelf. Met deze checklist houd je overzicht van ontvangst, buffet, koffie en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare producten klaarzetten
Koelproducten koelen
Fruit wassen
Brood en beleg voorbereiden
2 personen
Gebak en fruit schikken
Koffieapparatuur controleren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Dieetproducten apart markeren
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies inzamelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedselresten opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval naar container brengen
Voorraad terugzetten
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 36
Kapstok
Afvalbakkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Schotelsaantal 36
Glazenaantal 36
Bordenaantal 40
Theelepelsaantal 40
Messenaantal 36
Serveerlepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Bloemstukkenaantal 3
Naamkaartjesaantal 36

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem
Dweil
Emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en markeer dieetproducten apart op het buffet. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer uit te zoeken wie wat wel of niet kan eten.
Controleer de koffieapparatuur, waterkokers, thermoskannen, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 2 dagen vooraf. Test op de locatie of er genoeg stroompunten zijn en of snoeren geen looppad kruisen.
Leg per deelnemer minimaal 1 kopje, schoteltje, bord, glas en theelepel klaar, plus ongeveer 10% extra. Bij 30 bezoekers betekent dat 33 exemplaren van elk veelgebruikt serviesstuk.
Zet tafels, stoelen, tafelkleden en de ontvangsttafel de avond ervoor klaar als de ruimte beschikbaar is. Richt het buffet zo in dat bezoekers eerst borden pakken en daarna langs brood, beleg, gebak, fruit en dranken lopen.
Koel melk en andere koelproducten minimaal 2 uur vooraf en was fruit op de ochtend zelf. Zet koffie en thee in kleine hoeveelheden klaar en vul thermoskannen en het buffet tijdens de ochtend regelmatig aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een koffieochtend?: Reken op 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon bij een koffieochtend van ongeveer 2 uur. Voor 30 bezoekers plan je dus 60 tot 90 warme dranken, met extra water en koffie voor een kleine marge.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een koffieochtend versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de koffieochtend, zodat je boodschappen en aparte producten kunt regelen.
Wat moet ik de avond ervoor klaarzetten voor een koffieochtend?: Zet houdbare producten, tafelkleden, servies, bestek, tafels en stoelen de avond ervoor klaar. Controleer ook koffieapparaten en aansluitingen; verse producten en gekoelde items bereid of koel je op de ochtend zelf.
Hoeveel extra servies heb ik nodig voor een koffieochtend?: Leg ongeveer 10% extra servies klaar bovenop het aantal aangemelde bezoekers. Voor 40 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 44 kopjes, 44 schoteltjes, 44 borden en 44 glazen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.