Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café réussie repose surtout sur une préparation étalée dans le temps. Commence par réserver la salle et recueillir les inscriptions, puis confirme les besoins alimentaires avant de faire les courses. La veille, prépare les produits non périssables, mets les produits frais au réfrigérateur et vérifie le matériel de café. Le jour même, installe les tables, le buffet et l’accueil avant l’arrivée des visiteurs, puis prévois une personne pour réapprovisionner régulièrement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les produits non périssables
Mettre les produits réfrigérés au frais
Laver les fruits
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Disposer les gâteaux et les fruits
Vérifier le matériel de café
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Disposer les nappes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Marquer séparément les produits diététiques
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Récupérer la vaisselle utilisée
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Nettoyer les restes alimentaires
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Apporter les déchets au conteneur
Remettre le stock en place
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 36
Porte-manteau
Poubellesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Plateauxqté 36
Verresqté 36
Assiettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Couteauxqté 36
Cuillères de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 5
Compositions floralesqté 3
Badges nominatifsqté 36

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai
Serpillière
Seauqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions au moins 7 jours à l’avance et profite-en pour noter les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité. Confirme ensuite chaque inscription afin d’obtenir un nombre fiable de visiteurs.
Prévois environ 2 tasses de café ou de thé par personne pour une matinée de 2 heures, avec une réserve d’eau chaude et au moins un thermos supplémentaire si le groupe dépasse 20 personnes.
Fais les achats 1 à 2 jours avant l’événement. Garde les produits réfrigérés au frais, lave les fruits la veille et prépare le pain ainsi que les garnitures le matin même pour éviter qu’ils ne sèchent.
Installe le buffet 30 à 45 minutes avant l’accueil, en séparant clairement les produits diététiques. Place les assiettes, tasses, couverts et pinces de service au début du parcours pour limiter les croisements.
Prépare une table d’accueil avec la liste imprimée des visiteurs et les badges nominatifs. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, poubelles et porte-manteau avant l’ouverture : ces détails sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Prévois au minimum 7 jours pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde ensuite 1 à 2 jours pour les achats et la préparation, puis 45 à 60 minutes d’installation le jour même.
Que prévoir pour un buffet de matinée café ?: Pour chaque personne, compte environ 2 boissons chaudes, 2 à 3 portions sucrées et 1 à 2 portions de pain ou garnitures. Ajoute une marge de 10 % pour les visiteurs qui se resservent ou les inscriptions de dernière minute.
Quand faut-il préparer le café et le thé ?: Installe les machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée des visiteurs, puis prépare les premières boissons 10 à 15 minutes avant l’accueil. Garde de l’eau chaude disponible pour renouveler le service sans interruption.
Comment gérer les régimes alimentaires pendant une matinée café ?: Recueille les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis marque séparément les produits concernés le jour de l’événement. Prévois au moins une zone distincte sur le buffet et des ustensiles de service séparés pour éviter les mélanges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.