Koffieochtend organiseren: een complete checklist

Een koffieochtend lijkt eenvoudig, maar voorbereidingstijd zit vooral in aanmeldingen, dieetwensen en het klaarzetten van koffie, thee en ontbijt. Begin met datum en locatie, stuur daarna uitnodigingen en verwerk de reacties in één overzicht. Controleer enkele dagen vooraf de leveringen, reserveringen en allergeneninformatie. Op de ochtend zelf test je de koffieapparatuur, zet je het buffet klaar en houd je tijd over voor een rustige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Menukaart en allergenen maken
2 personen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Bevestiging naar deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Versproducten controleren
Koffieapparatuur testen
Gebak en brood voorbereiden
2 personen
Ruimte controleren en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafels met linnen dekken
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Brood en beleg presenteren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Allergenen en dieetopties toelichten
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Voorraad tellen en opbergen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Tafellinnenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Ontbijtbordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 8
Broodmandenaantal 4
Melkkannetjesaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en verwerk ze direct in de menukaart met allergenen. Zo hoef je op de ochtend zelf niet meer te gokken welk brood, beleg of gebak geschikt is.
Bevestig leveringen en reserveringen 3 tot 5 dagen voor de koffieochtend. Controleer daarna apart de houdbare voorraad en plan de boodschappen voor de verse producten.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, stekkerdozen en verlengkabels de dag ervoor. Zet per koffiepunt ook kopjes, theeglazen, lepels, suiker en melkkannetjes klaar.
Maak de ruimte minstens 60 minuten voor ontvangst gereed: ventileren, tafels en stoelen opstellen, linnen leggen en het buffet indelen. Plaats kapstokken en een ontvangsttafel vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Bereid brood en gebak zo veel mogelijk vooraf en vul het ontbijtbuffet in kleine hoeveelheden aan. Zo blijft het aanbod netjes en voorkom je dat vers beleg en brood onnodig lang buiten de koeling staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken van tevoren, zodat je genoeg tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een koffieochtend?: Reken gemiddeld op 2 koppen koffie of thee per persoon voor de eerste 2 uur. Voor een groep van 20 personen betekent dat ongeveer 40 koppen, plus een kleine reserve voor extra rondes.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een koffieochtend opvragen?: Vraag dieetwensen mee met de uitnodiging en sluit de inventarisatie 5 tot 7 dagen voor de koffieochtend. Noteer allergenen vervolgens zichtbaar op de menukaart en bij het buffet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een koffieochtend klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor de ruimte, tafels, servies en ontvangsttafel. Trek 30 minuten extra uit als je meerdere koffiepunten, een ontbijtbuffet of verse bereidingen klaarzet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.