Organiser une matinée café : la checklist complète
Une matinée café demande moins de préparation qu’un repas complet, mais les détails arrivent vite : inscriptions, besoins alimentaires, livraisons et matériel de service. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les achats et les réservations. La veille, vérifie les produits frais, teste les machines à café et prépare la salle. Le jour même, garde une personne disponible pour l’accueil et le réassort du buffet, des boissons et des tables.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons et les réservations
Créer le menu et la liste des allergènes
2 personnes
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Vérifier les produits frais
Tester le matériel à café
Préparer les viennoiseries et le pain
2 personnes
Vérifier et aérer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dresser les tables avec du linge
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Présenter le pain et les garnitures
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Expliquer les allergènes et les options alimentaires
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Compter et ranger le stock
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 55
- Nappesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 60
- Assiettes à petit-déjeunerqté 60
- Petits bolsqté 30
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Couverts de serviceqté 12
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 8
- Corbeilles à painqté 4
- Pichets à laitqté 6
- Sucriersqté 6
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Multiprisesqté 3
- Rallongesqté 3
Décoration
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
- Badges nominatifsqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Traite les inscriptions plusieurs jours avant la matinée et demande en même temps les allergies ou régimes alimentaires. Utilise ces réponses pour finaliser le menu et la liste des allergènes, plutôt que de modifier le buffet au dernier moment.
- Confirme les livraisons et les réservations au moins 48 heures avant. Vérifie notamment le café, le thé, le pain, les viennoiseries et tout matériel qui ne peut pas être remplacé rapidement.
- Prévois les quantités de service par personne : au minimum une tasse, un verre, une assiette, un bol et les couverts nécessaires, puis ajoute une marge de 10 à 15 % pour les invités supplémentaires ou la vaisselle utilisée plusieurs fois.
- Teste les machines à café, les bouilloires, les multiprises et les rallonges la veille. Installe les thermos et les carafes d’eau de façon à éviter les câbles dans les zones de passage.
- Arrive assez tôt pour aérer l’espace, installer les tables et les chaises, dresser les nappes et préparer la table d’accueil. Garde les plateaux, les couverts de service et les réserves à proximité du buffet pour réapprovisionner sans interrompre l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?
- Prévois environ 7 à 14 jours pour fixer le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer les livraisons. Réserve les dernières 24 heures aux achats frais, au test du matériel et à la mise en place.
- Quand demander les allergies pour une matinée café ?
- Demande les besoins alimentaires dès l’invitation et fixe une date limite de réponse, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Finalise ensuite le menu et affiche clairement les allergènes.
- Combien de tasses et de verres prévoir par personne ?
- Prévois une tasse à café, un verre à thé ou à eau et une assiette par personne, avec 10 à 15 % de réserve. Ajoute quelques pièces supplémentaires si le buffet reste ouvert plus d’une heure.
- Quand installer le buffet d’une matinée café ?
- Installe les tables, la vaisselle, le café, le thé et les garnitures 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants. Garde le pain, les viennoiseries et les produits frais protégés jusqu’au dernier moment.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !