Kofferbakmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kofferbakmarkt organiseren vraagt meer dan deelnemers en standplaatsen regelen. Controleer eerst de marktvergunning, verzekering en verkeersroute; daarna volgen aanmeldingen, indeling en communicatie met omwonenden. In de laatste week leg je materialen, stroom, betalingen, catering en vrijwilligers vast. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat je op de marktdag niet nog achter deelnemerslijsten, verlengkabels of gekoelde dranken aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktvergunning controleren
Verzekering controleren
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Leveranciers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Bevestigingen versturen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Stroombehoefte inventariseren
Parkeerindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Levering van materialen bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Contant geld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Weersbesluit communiceren
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Parkeerroute uitzetten
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Kraam voor informatie opbouwen
3 personen
Koffiepunt opbouwen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Borden en routepijlen plaatsen
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Verkoopvoorraad uitstallen
3 personen

Event

Standhouders ontvangen
4 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Verkeersbegeleiding uitvoeren
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terrein en doorgangen controleren
2 personen
Verlichting controleren
Standhouders vertrek informeren
2 personen
Uitrijroute begeleiden
4 personen
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kassa afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Borg en betalingen verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Standhouders informeren over vondsten
Bedankbericht versturen
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12
Kegelsaantal 20
Dranghekkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Zaklampenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Handmegafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermometeraantal 2
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4
Serviettendozenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Standnummerbordenaantal 60
Stoepbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zakmesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Publiceer daarna het aanmeldformulier en noteer per deelnemer de gewenste standplaats, stroombehoefte en contactgegevens.
Maak de standplaatsen uiterlijk 1 week vooraf definitief en stuur elke deelnemer een bevestiging met aankomsttijd, route en parkeerinstructies. Druk de deelnemerslijst en routekaarten daarnaast ook op papier af.
Plan minimaal 2 vrijwilligers voor opbouw en 2 voor verkeersbegeleiding zodra deelnemers arriveren. Wijs ook iemand aan voor vragen, betalingen en het bijhouden van wijzigingen op de deelnemerslijst.
Controleer 2 dagen vooraf de weersverwachting en bevestig de levering van partytenten, klaptafels, stoelen en verlichting. Leg verlengkabels, stekkerdozen, zaklampen en batterijlantaarns apart klaar; die worden vaak pas gemist als het donker of nat wordt.
Koel dranken uiterlijk de avond ervoor en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Leg pinapparaten, geldkistjes, contant wisselgeld, herbruikbare bekers en servies op één vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kofferbakmarkt organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor de marktvergunning, verzekering, promotie, aanmeldingen, verkeersplan en het informeren van omwonenden.
Heb ik een vergunning nodig voor een kofferbakmarkt?: Controleer dit minimaal 6 weken vooraf bij de gemeente of terreineigenaar. De regels verschillen per locatie en kunnen ook gevolgen hebben voor verkeersbegeleiding, openingstijden en het aantal deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kofferbakmarkt?: Plan minimaal 4 vrijwilligers voor een kleine markt: 2 voor opbouw en 2 voor ontvangst en verkeersbegeleiding. Bij meerdere toegangsroutes of een groot terrein heb je per route extra begeleiding nodig.
Wanneer maak ik de indeling van de standplaatsen?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en zet haar uiterlijk 1 week vooraf vast. Houd daarbij rekening met voertuiggrootte, loopruimte, stroompunten, parkeerplaatsen en een vrije route voor hulpdiensten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.