Klooster open dag organiseren: checklist

Een klooster open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen deuren openen en rondleidingen geven. Je legt eerst datum, programma en toegankelijke ruimtes vast, daarna regel je vrijwilligers, aanmeldingen en rondleiders. In de laatste week verschuift de aandacht naar routebordjes, koffie, materialen en een duidelijke ontvangst. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat bezoekers niet verdwalen en rondleiders niet op het laatste moment worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingsruimtes selecteren
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleiders inplannen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Plattegrond en looproute maken
2 personen
Programma en route afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Klooster en zalen schoonmaken
4 personen
Eten en dranken koelen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Rondleidingsinformatie klaarleggen
2 personen
Terrein en entree inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Rondleiders briefen
6 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen

Event

Ontvangst bezoekers bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Informatietafels bemannen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
Afval verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffer

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Fotolijstenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en wijs per tijdslot een rondleider aan. Houd daarnaast minstens één persoon vrij voor de ontvangstbalie, vragen en late wijzigingen.
Maak één plattegrond met entree, ontvangst, open ruimtes, toiletten en uitgang. Zet routebordjes pas na een proefloop neer en controleer de route ook vanuit het perspectief van iemand die voor het eerst komt.
Verwerk dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de open dag in de boodschappenlijst. Koel eten en dranken op tijd en controleer vooraf of koffiezetapparaten, waterkokers, glazen en kopjes compleet zijn.
Controleer een week vooraf of vergunningen en meldingen nodig zijn en of de geplande ruimtes passen bij het verwachte aantal bezoekers. Reserveer partytenten, extra stoelen of andere materialen niet pas in de laatste dagen.
Loop het terrein op de ochtend zelf na: entree, verlichting, kabels, tafels, stoelen, afvalbakken en routebordjes. Leg zaklampen, batterijlantaarns en een draagbare speaker klaar voor donkere of rumoerige plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klooster open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Werving van vrijwilligers, publicatie en eventuele vergunningen krijgen dan voldoende tijd.
Hoeveel rondleiders heb ik nodig voor een klooster open dag?: Plan per gelijktijdige rondleiding één rondleider en houd minstens één reservepersoon achter de hand. Bij drie gelijktijdige groepen heb je dus minimaal 4 inzetbare rondleiders nodig.
Wanneer moet ik uitnodigingen en aanmeldingen regelen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en open de aanmeldingen direct. Sluit de inventarisatie van dieetwensen en groepsgrootte uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het evenement.
Wanneer zet ik de routebordjes en ontvangstbalie klaar?: Maak de bordjes en richtingsinformatie uiterlijk de dag ervoor klaar. Plaats ze op de ochtend zelf na een volledige proefloop, zodat entree, rondleidingsroute en uitgang logisch aansluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.