Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au monastère

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours clair et une équipe bien répartie. Commencez par fixer la date, les espaces accessibles et les horaires des visites guidées, puis prévoyez l’accueil, les inscriptions et les besoins alimentaires. Les dernières 24 heures servent surtout à nettoyer, vérifier le matériel, refroidir les boissons et installer la signalétique. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les autorisations ni les détails pratiques sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Sélectionner les espaces d'ouverture
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les guides
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations et les déclarations
Créer le plan et le parcours
2 personnes
Imprimer le programme et l’itinéraire
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Nettoyer le monastère et les salles
4 personnes
Refroidir les aliments et les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer les informations de visite
2 personnes
Inspecter le site et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer les guides
6 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil des visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Tenir les tables d'information
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les déchets
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Trier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Microphones mainqté 2
Enceinte portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 6
Trousse de premiers secours

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Cadres photoqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez au moins 2 bénévoles à l’accueil pendant toute la période d’ouverture : une personne peut gérer les inscriptions tandis que l’autre oriente les visiteurs et répond aux premières questions.
Finalisez le parcours au moins 7 jours avant l’ouverture. Indiquez clairement l’entrée, le sens de circulation, les espaces accessibles et le point de départ des visites guidées.
Imprimez le programme et l’itinéraire en plusieurs exemplaires : comptez au minimum 1 exemplaire par table d’accueil et quelques copies supplémentaires pour les visiteurs qui arrivent en cours de journée.
Faites une dernière inspection du monastère la veille, puis vérifiez le jour même les rallonges, multiprises, microphones, enceinte et éclairages dans chaque espace utilisé.
Préparez les boissons et les aliments assez tôt pour les refroidir avant l’arrivée du public. Gardez aussi quelques portions adaptées aux besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes au monastère ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, publier l’événement et traiter les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 par visite guidée et 1 personne disponible pour les imprévus. Pour trois visites simultanées, comptez donc au minimum 5 personnes en plus d’un responsable de coordination.
Quand préparer le plan de visite du monastère ?: Établissez le parcours au moins 7 jours à l’avance et faites un essai complet avec les guides 2 ou 3 jours avant. Vous pourrez ainsi corriger les passages étroits, les horaires et la signalétique avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, contrôlez la propreté des salles, les tables et les chaises, l’accueil, les panneaux, le matériel audio et les éclairages. Refroidissez les aliments et les boissons plusieurs heures avant le début de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.