Klimwedstrijd organiseren: een praktische checklist

Een klimwedstrijd organiseren vraagt meer dan routes bouwen en deelnemers inschrijven. Je legt eerst het wedstrijdformat, de categorieën en regels vast en reserveert daarna de locatie, jury en routebouwers. In de laatste weken controleer je aanmeldingen, dieetwensen en wedstrijdinformatie. Op de wedstrijddag moeten routes, scoreformulieren, startnummers, veiligheidszones, jurytafel en geluidsinstallatie klaarstaan voordat de eerste deelnemer zich meldt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Categorieën en regels opstellen
2 personen
Klimlocatie reserveren
Wedstrijdjury aanwijzen
2 personen
Routebouwers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdinformatie versturen
Routeontwerp voorbereiden
3 personen
Klimroutes bouwen
4 personen
Klimroutes controleren
3 personen
Routekaarten nummeren
2 personen
Scoreformulieren printen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
Klimzone inspecteren
3 personen
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemersregistratie klaarzetten
2 personen
Briefing juryleden geven
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
Klimrondes begeleiden
8 personen
Scores registreren
4 personen
Klimzone vrijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scoreformulieren innemen
2 personen
Eindscores controleren
3 personen
Finalerondes begeleiden
6 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Klimzone schoonmaken
3 personen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Prijzen en bedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 3
Klapbankenaantal 4
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Sportmateriaal

Bouldermattenaantal 12
Klimtouwenaantal 6
Klimharnassenaantal 12
Klimhelmenaantal 12
Pofzakkenaantal 20
Klimborstelsaantal 20
Routekaartbordenaantal 12
Startnummersaantal 120
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 18
Prijzenaantal 6
Gereedschapskistenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 4
Borstels voor grepenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 3
Megafon
Stopwatchesaantal 8
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handdesinfectieaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Tips

Leg het wedstrijdformat en de categorieën uiterlijk enkele weken vooraf vast. Noteer ook regels voor startvolgorde, pogingen, tijdslimieten en puntentelling, zodat jury en deelnemers dezelfde uitleg krijgen.
Plan routebouw en controle niet op dezelfde dag als de wedstrijd. Laat de routes na het bouwen controleren en nummer de routekaarten voordat je de scoreformulieren print.
Controleer de deelnemerslijst minstens 48 uur vooraf. Sorteer startnummers per categorie en leg een aparte lijst klaar voor de inschrijftafel, jurytafel en wedstrijdleiding.
Reserveer op de wedstrijddag extra tijd voor de veiligheidsronde. Controleer de klimzone, bouldermatten, klimtouwen, harnassen en helmen en zet het terrein af met afzetpalen en afzetlint.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptops, tablets en stopwatches vóór de briefing. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations zo neer dat jury en wedstrijdleiding niet over kabels hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimwedstrijd organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met het format, de locatie, jury en routebouwers. Verstuur de wedstrijdinformatie uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd en sluit de deelnemerslijst 48 uur vooraf.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een klimwedstrijd?: Plan minimaal 1 jurylid per wedstrijdzone en wijs daarnaast 1 hoofdjury aan. Bij meerdere categorieën of gelijktijdige routes heb je per zone een eigen jurytafel, scoreformulieren en briefing nodig.
Wanneer moeten de klimroutes klaar zijn?: Bouw de klimroutes bij voorkeur 1 tot 3 dagen vóór de wedstrijd. Controleer elke route daarna op veiligheid, nummer de routekaarten en leg wijzigingen vóór de jurybriefing vast.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Zet eerst de klimzone af en voer de veiligheidscontrole uit. Richt daarna de inschrijftafel, jurytafel en geluidsinstallatie in, zodat deelnemers en jury vóór de start weten waar ze moeten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.