Checklist pour organiser une compétition d'escalade

Une compétition d'escalade demande une coordination précise entre le site, les ouvreurs, le jury et l'accueil des participants. Le format et les catégories doivent être fixés avant de lancer les inscriptions, puis les voies doivent être construites et vérifiées avant le jour J. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel nécessaires, du premier cadrage à l'installation des tables, du balisage et de la sonorisation. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les feuilles de score, les dossards ou les rallonges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir les catégories et les règles
2 personnes
Réserver le site d’escalade
Désigner le jury du concours
2 personnes
Enregistrer les constructeurs d'itinéraires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur la compétition
Préparer le tracé du parcours
3 personnes
Construire les voies d’escalade
4 personnes
Vérifier les voies d'escalade
3 personnes
Numéroter les cartes d’itinéraire
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le briefing du jury
2 personnes
Inspecter la zone d’escalade
3 personnes
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place l’enregistrement des participants
2 personnes
Donner le briefing aux membres du jury
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Encadrer les tours d’escalade
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Maintenir la zone d’escalade dégagée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Encadrer les tours finaux
6 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la zone d’escalade
3 personnes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les prix et les remerciements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tentes de réceptionqté 3
Bancs pliantsqté 4
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4

Matériel de sport

Tapis de blocqté 12
Cordes d’escaladeqté 6
Harnais d'escaladeqté 12
Casques d’escaladeqté 12
Sachets à pop-cornqté 20
Brosses d’escaladeqté 20
Panneaux de plan de routeqté 12
Numéros de départqté 120
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 18
Prixqté 6
Boîtes à outilsqté 3
Jeux de clés Allenqté 4
Brosses pour prisesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 3
Mégaphone
Chronomètresqté 8
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'extérieurqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Gel hydroalcooliqueqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 10
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Fixez le format, les catégories et les règles avant d'envoyer les invitations : les participants doivent connaître les modalités de classement et les conditions de participation dès l'inscription.
Réservez le site plusieurs semaines à l'avance et confirmez par écrit les horaires d'accès, car l'installation des voies, du balisage et des tables ne se fait pas en quelques minutes.
Prévoyez un créneau distinct pour construire puis vérifier les voies. Une voie non contrôlée avant l'ouverture peut entraîner une modification du parcours alors que les concurrents sont déjà présents.
Préparez les dossards, les cartes d'itinéraire et les feuilles de score par catégorie au moins la veille. Vérifiez aussi la liste des participants et les besoins alimentaires avant de faire les achats.
Testez la sonorisation, les microphones, les chronomètres, les ordinateurs et les tablettes avant l'accueil. Comptez les rallonges, multiprises et stations de recharge : ces accessoires sont souvent oubliés jusqu'au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d'escalade ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le site, recruter le jury et les ouvreurs, ouvrir les inscriptions, construire les voies et vérifier le matériel.
Quand faut-il construire les voies d'une compétition d'escalade ?: Construisez-les au plus tard la veille, puis contrôlez chaque voie avant le briefing du jury. Gardez plusieurs heures de marge pour corriger une prise, un numéro ou un problème de sécurité.
Quel matériel prévoir pour une compétition d'escalade ?: Prévoyez le matériel d'escalade adapté au format, les tapis ou équipements de sécurité nécessaires, les dossards, les cartes d'itinéraire, les feuilles de score et les chronomètres. Ajoutez au moins une imprimante, un ordinateur ou une tablette, ainsi que des rallonges et multiprises.
Quand préparer les inscriptions et les dossards ?: Clôturez les inscriptions quelques jours avant la compétition si possible, puis triez les dossards et imprimez les listes au plus tard la veille. Gardez une liste actualisée pour gérer les changements le matin de l'événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.