Klimwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een klimwedstrijd vraagt om meer dan routes uitzetten en deelnemers laten starten. Je moet vooraf het format, de inschrijvingen, het wedstrijdschema en de jury-indeling vastleggen. Op de dag zelf moeten registratie, routekaarten, startnummers, veiligheidscontrole en materiaal klaarstaan voordat de eerste klimmer begint. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in volgorde af te werken en voorkom dat printwerk, routecontrole of een test van de geluidsinstallatie tot het laatste moment blijft liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Juryleden indelen
2 personen
Routekaarten voorbereiden
2 personen
Wedstrijdroutes controleren
3 personen
Klimroutes markeren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemerslijsten printen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Juryformulieren printen
Catering voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Wedstrijdruimte vrijmaken
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Klimmateriaal klaarleggen
3 personen
Jurytafels inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Routekaarten ophangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Klimrondes begeleiden
6 personen
Scores controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en fruit serveren
2 personen
Klimmateriaal wisselen
3 personen
Finaleronde begeleiden
6 personen
Eindscores berekenen
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Nazorg
Klimmateriaal opruimen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Wedstrijdruimte schoonmaken
3 personen
Uitslagen publiceren
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Deelnemersfoto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Registratietafel
- Jurytafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Klimtouwenaantal 12
- Klimharnassenaantal 20
- Helmenaantal 12
- Klimmen en zekerapparatenaantal 12
- Klimmattenaantal 8
- Wedstrijdgrepenaantal 40
- Routebordenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Chalkbagsaantal 15
- Klimborstelsaantal 10
- Startnummersaantal 80
- Stopwatchesaantal 8
- Meetlintenaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele speaker
- Microfoon
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 3
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 8
- Podiumlint
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Eerstehulpkoffer
- Koude kompressenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de inschrijvingen pas nadat het wedstrijdformat en het maximumaantal deelnemers zijn vastgelegd. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding, zodat je de catering niet op de wedstrijddag hoeft aan te passen.
- Maak het wedstrijdschema nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en deel juryleden per route of tijdsblok in. Print deelnemerslijsten, juryformulieren en startnummers vooraf; een printerprobleem op locatie kost al snel 30 minuten.
- Controleer elke wedstrijdrroute vóór het ophangen van de routekaarten: grepen, markeringen, afzetlint en valzones moeten overeenkomen met het schema. Plan daarnaast een aparte veiligheidscontrole van touwen, harnassen, helmen, zekerapparaten en klimmatten.
- Richt de registratiebalie in met deelnemerslijsten en startnummers voordat de locatie opengaat. Leg wedstrijdmateriaal per onderdeel klaar, zodat juryleden niet tegelijk met de eerste deelnemers nog stopwatches, meetlinten of formulieren zoeken.
- Test de mobiele speaker, microfoon, laptop, printer en stroomvoorziening vóór de opening. Neem verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks mee en bouw het cateringbuffet pas op nadat de wedstrijdruimte, jurytafels en looproutes vrij zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klimwedstrijd organiseren?
- Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met het wedstrijdformat, de locatie en de uitnodigingen. Open de inschrijvingen daarna en reserveer de laatste 7 dagen voor deelnemerslijsten, schema, jury-indeling, routekaarten en printwerk.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een klimwedstrijd?
- Maak het schema zodra de inschrijvingen zijn verwerkt en uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Zo kun je juryleden indelen, startnummers koppelen en deelnemers tijdig informeren over hun startmoment.
- Hoeveel juryleden heb je nodig bij een klimwedstrijd?
- Reken minimaal op 1 jurylid per actieve route of beoordelingspost, plus 1 wedstrijdcoördinator. Bij meerdere startgroepen plan je daarnaast een reservejurylid, zodat een pauze of uitval niet direct het schema vertraagt.
- Wanneer moet je het klimmateriaal en de routes controleren?
- Controleer de routes en het klimmateriaal uiterlijk de dag vóór de wedstrijd en doe op de wedstrijddag nog een korte visuele controle. Besteed daarbij extra aandacht aan touwen, harnassen, helmen, zekerapparaten, klimmatten, routegrepen en afzettingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!