Organiser une compétition d’escalade sans rien oublier

Une compétition d’escalade demande de coordonner les inscriptions, les voies, le jury et la sécurité bien avant l’ouverture de la salle. Ce plan rassemble 44 tâches et 46 éléments à prévoir, depuis le choix du format jusqu’à l’installation du buffet. Commence par fixer les règles et le calendrier, puis verrouille les parcours et le matériel avant d’imprimer les documents. Le jour J, l’accueil, le contrôle des équipements et les horaires doivent déjà être prêts.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les membres du jury
2 personnes
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les parcours de compétition
3 personnes
Marquer les voies d’escalade
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les formulaires du jury
Préparer le service traiteur
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la salle de concours
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel d’escalade
3 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Encadrer les tours d’escalade
6 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Changer le matériel d’escalade
3 personnes
Animer la finale
6 personnes
Calculer les scores finaux
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Informer les participants
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel d’escalade
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle de compétition
3 personnes
Publier les résultats
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tables du juryqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Cordes d’escaladeqté 12
Harnais d'escaladeqté 20
Casquesqté 12
Escalade et dispositifs d’assurageqté 12
Tapis d’escaladeqté 8
Poignées de compétitionqté 40
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 4
Sacs à magnésieqté 15
Brosses d’escaladeqté 10
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Ruban de scène
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Trousse de premiers secours
Compresses froidesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format de la compétition avant d’ouvrir les inscriptions : catégories, règles, durée des passages et mode de classement doivent figurer clairement dans l’invitation.
Traite les inscriptions avant d’établir le planning des matchs. Prévois une liste finale des participants, les besoins alimentaires et les numéros de départ suffisamment tôt pour imprimer les documents.
Contrôle chaque voie avant l’arrivée des participants : marquage, poignées, tapis, cordes, harnais, casques et dispositifs d’assurage doivent être vérifiés séparément, puis contrôlés lors du contrôle de sécurité.
Prépare les tables du jury, les formulaires et les chronomètres avant l’ouverture du comptoir d’inscription. Un poste avec ordinateur, imprimante, rallonges et multiprises évite les impressions de dernière minute.
Ouvre le lieu assez tôt pour dégager la salle, installer les tables, les chaises, la sonorisation, les cartes d’itinéraire et le buffet. Teste le haut-parleur et le microphone avant le premier briefing, pas au moment de l’annonce.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition d’escalade ?: Ouvre-les au moins 3 à 4 semaines avant la compétition afin de recevoir les inscriptions, les catégories et les besoins alimentaires. Fixe une date de clôture plusieurs jours avant l’événement pour établir le planning et imprimer les listes.
Combien de temps prévoir pour installer une compétition d’escalade ?: Prévois au minimum 3 heures sur place avant l’accueil des participants. Il faut dégager la salle, installer les postes, vérifier les voies, préparer le jury, tester la sonorisation et monter le buffet.
Que faut-il vérifier sur les voies avant une compétition d’escalade ?: Vérifie chaque voie au moins une fois avant l’ouverture : marquage, poignées de compétition, relais, tapis, cordes et dispositifs d’assurage. Fais ensuite un contrôle de sécurité final avant le premier passage.
Combien de personnes faut-il prévoir pour le jury ?: Répartis les membres du jury avant de finaliser le planning, avec au moins une personne responsable par zone ou groupe de voies. Prépare également un formulaire par poste et un chronomètre pour chaque zone utilisée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.