Klimwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot uitslag

Een klimwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen routes uitzetten. Je legt eerst het format, de categorieën, deelnemerslimiet en wedstrijdregels vast. Daarna regel je de locatie, jury, routebouwers, vrijwilligers en inschrijvingen, terwijl je materiaal en veiligheid controleert. In de laatste week draait alles om startgroepen, starttijden, routekaarten, scoreformulieren en duidelijke deelnemersinformatie. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie bevestigen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Deelnemerslimiet instellen
Aanmeldformulier maken
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden vastleggen
Routebouwers vastleggen
Reserveringen maken
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Starttijden publiceren
Routeontwerpen maken
3 personen
Klimroutes uitzetten
3 personen
Klimroutes controleren
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Prijzen bestellen
Certificaten voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Wedstrijdinformatie mailen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
Deelnemersregistratie voorbereiden
2 personen
Horecapunten voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Scoreborden ophangen
2 personen
Routekaarten klaarleggen
2 personen
Veiligheidszones afzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Jurybriefing geven
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Klimregels toelichten
2 personen
Openingsbriefing houden
2 personen
Klimrondes begeleiden
8 personen
Scores registreren
3 personen
Veiligheid bij routes bewaken
4 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gebruikte glazen ophalen
2 personen
Pauzegebied schoonhouden
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finaleroutes controleren
3 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
8 personen
Finalescores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Klimmateriaal controleren
3 personen
Scores digitaal archiveren
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele printersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadadaptersaantal 8
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Klimtouwenaantal 8
Klimharnassenaantal 12
Klimhelmenaantal 12
Beveiligingsapparatenaantal 10
Klimkarabinersaantal 20
Klimchalkaantal 12
Chalkbagsaantal 12
Klimborstelsaantal 12
Valmattenaantal 12
Routekaartenaantal 80
Routepijlenaantal 80
Startnummersaantal 80
Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Pionnenaantal 20
Gereedschapskistenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 4
Routebouwschroevenaantal 300
Reserveklimgrepenaantal 40
EHBO-dekensaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingbordenaantal 12
Startbanier
Podiumbord
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 12
Certificatenaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de categorieën uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Dan kun je de deelnemerslimiet, het aanmeldformulier en de wedstrijdregels op elkaar afstemmen.
Reserveer juryleden, routebouwers en vrijwilligers niet pas na sluiting van de inschrijving. Plan minimaal 1 jury- of vrijwilligerscoördinator per wedstrijdonderdeel en maak een aparte bezetting voor registratie.
Plan een veiligheidscontrole vóór de wedstrijddag én op de ochtend zelf. Controleer onder meer klimtouwen, harnassen, helmen, beveiligingsapparaten, karabiners en valmatten; leg afwijkingen direct vast.
Publiceer startgroepen en starttijden uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kunnen deelnemers hun registratie plannen en voorkom je dat de registratietafels, badges en scoreformulieren bij aanvang nog moeten worden gesorteerd.
Test alle techniek op locatie voordat deelnemers arriveren. Controleer laptop, tablets, mobiele printers, geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks; een ontbrekende oplader kan de uitslagregistratie vertragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format, de locatie, categorieën en deelnemerslimiet. Reserveer juryleden en routebouwers uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de praktische voorbereiding in de laatste week af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een klimwedstrijd?: Reken naast de jury op aparte hulp voor registratie, deelnemersbegeleiding, veiligheid en uitslagen. Voor een kleinschalige wedstrijd is een basisbezetting van 6 tot 10 vrijwilligers meestal nodig; het exacte aantal hangt af van het deelnemersaantal en de wedstrijdduur.
Wanneer moet ik de starttijden van een klimwedstrijd publiceren?: Publiceer de startgroepen en starttijden uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Werk de deelnemerslijst daarvoor bij, zodat wijzigingen in categorie, afmelding of dieetwensen niet meer in de planning terechtkomen.
Wat moet ik op de wedstrijddag controleren bij een klimwedstrijd?: Controleer vóór de eerste start alle veiligheidsmaterialen, routes, routekaarten, routepijlen, startnummers en scoreborden. Test daarnaast de registratieapparatuur en geluidsinstallatie minimaal 60 minuten voordat deelnemers zich melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.