Checklist pour organiser une compétition d’escalade

Une compétition d’escalade demande de coordonner les inscriptions, les catégories, les voies et la sécurité sans laisser les détails s’accumuler la dernière semaine. Cette checklist regroupe 77 tâches et 73 éléments à prévoir, depuis le choix du format jusqu’à la remise des certificats. Elle vous aide à fixer les échéances, répartir les groupes de départ et préparer le jury. Vous trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, feuilles de score, alimentation électrique et informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Confirmer le lieu de la compétition
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Définir la limite de participants
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Définir les membres du jury
Enregistrer les constructeurs d'itinéraires
Faire les réservations
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier les heures de départ
Créer les plans de parcours
3 personnes
Tracer les voies d’escalade
3 personnes
Vérifier les voies d'escalade
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Commander les prix
Préparer les certificats
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Créer les badges des participants
2 personnes
Envoyer les informations de la compétition par e-mail
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Préparer l’enregistrement des participants
2 personnes
Préparer les points de restauration
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Préparer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Balisage des zones de sécurité
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Briefing du jury
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer les règles d’escalade
2 personnes
Tenir le briefing d’ouverture
2 personnes
Encadrer les tours d’escalade
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Veiller à la sécurité des itinéraires
4 personnes
Informer les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Récupérer les verres utilisés
2 personnes
Garder la zone de pause propre
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Vérifier les parcours de la finale
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
8 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Vérifier le matériel d’escalade
3 personnes
Archiver les scores numériquement
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 4
Imprimantes mobilesqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Adaptateurs de chargeqté 8
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Cordes d’escaladeqté 8
Harnais d'escaladeqté 12
Casques d’escaladeqté 12
Dispositifs de sécuritéqté 10
Mousquetons d’escaladeqté 20
Chalk d’escaladeqté 12
Sacs à magnésieqté 12
Brosses d’escaladeqté 12
Tapis de chuteqté 12
Cartes d'itinéraireqté 80
Flèches de directionqté 80
Numéros de départqté 80
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 4
Marqueursqté 24
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 20
Cônesqté 20
Boîtes à outilsqté 3
Jeux de clés Allenqté 4
Vis de construction du parcoursqté 300
Prises d’escalade de rechangeqté 40
Couvertures de premiers secoursqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Affiches du matchqté 8
Panneaux de directionqté 12
Bannière de départ
Pancarte de scène
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Prixqté 12
Médaillesqté 12
Certificatsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format, les catégories et la limite de participants avant de créer le formulaire d’inscription. Prévoyez une date de clôture au moins 10 à 14 jours avant la compétition pour pouvoir traiter les dossiers et répartir les groupes.
Publiez les heures de départ dès que la liste des participants est stabilisée, idéalement 5 à 7 jours avant l’épreuve. Envoyez dans le même message le règlement, le plan d’accès, les consignes de sécurité et ce que chacun doit apporter.
Ne vous contentez pas de tracer les voies : faites-les vérifier avant l’ouverture. Prévoyez une validation distincte du matériel de sécurité, notamment des cordes, harnais, casques, dispositifs d’assurage, mousquetons et tapis de chute.
Comptez les postes réellement nécessaires à l’accueil et au jury : tables d’inscription, table du jury, chaises, ordinateur ou tablettes, imprimante mobile et feuilles de score. Ajoutez les rallonges, multiprises, adaptateurs et batteries externes avant l’installation.
Réservez les bénévoles, les membres du jury et les constructeurs d’itinéraires assez tôt pour confirmer les responsabilités. Commandez les prix et préparez les certificats avant le jour J, afin de ne pas retarder la publication des résultats.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’escalade ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une compétition avec inscriptions, jury, bénévoles et voies à préparer. Commencez plus tôt si le lieu, les constructeurs d’itinéraires ou le matériel de sécurité ne sont pas encore confirmés.
Quand fermer les inscriptions à une compétition d’escalade ?: Fermez-les idéalement 10 à 14 jours avant l’épreuve. Ce délai laisse le temps de vérifier les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, mettre à jour la liste et publier les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’escalade ?: Le nombre dépend du format et du nombre de voies, mais prévoyez au moins 1 responsable pour l’accueil, 1 pour le jury et 1 référent sécurité, puis ajoutez des bénévoles par zone. Confirmez les affectations 7 jours avant la compétition.
Que faut-il envoyer aux participants avant une compétition d’escalade ?: Envoyez les informations complètes 5 à 7 jours avant : heure de départ, catégorie, règlement, accès, consignes de sécurité et matériel requis. Renvoyez un rappel 24 à 48 heures avant avec les éventuels changements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.