Klimhaluitje organiseren: checklist en planning

Een klimhaluitje vraagt meer voorbereiding dan alleen een klimhal reserveren. Je moet klimtijd en materiaal vastleggen, deelnemersinformatie verzamelen en vooraf klimgroepen maken. Regel ook vrijwaringen, vervoer en dieetwensen voordat je de definitieve deelnemerslijst opstelt. Op de dag zelf helpen een ontvangsttafel, naamkaartjes en geprinte formulieren om iedereen snel te registreren. Deze checklist zet de voorbereiding en uitvoering in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Klimhal reserveren
Klimmateriaal vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer afstemmen
2 personen
Deelnemerslijst bevestigen
Klimgroepen indelen
2 personen
Vrijwaringen verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
Deelnemersinformatie printen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Eten verpakken
2 personen
Dranken koud zetten
Materialen inpakken
2 personen
EHBO-set controleren
Route en parkeren controleren

Event

Locatie en materialen controleren
2 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Snacks en drank klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Klimuitrusting uitdelen
3 personen
Eerste klimronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Tweede klimronde begeleiden
4 personen
Groepsfoto maken
Klimuitrusting innemen
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Restanten opruimen
Afval wegbrengen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 24
Jassenrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare kommenaantal 24
Herbruikbare bekersaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 3
Voedselcontainersaantal 8

Organisatie

Naamkaartjesaantal 24
Watervaste markersaantal 4
Clipboardsaantal 3
Pennenaantal 12
Geprinte deelnemerslijstenaantal 3
Geprinte vrijwaringsformulierenaantal 24
Afzetlint

Sportmateriaal

Klimharnassenaantal 20
Klimhelmenaantal 20
Klimschoenenaantal 20
Krijtzakkenaantal 20
Klimtouwenaantal 10

Veiligheid

EHBO-set
Handdesinfectieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Herbruikbare vaatdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de reservering en het klim materiaal uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf vast. Vraag meteen na hoeveel klimharnassen, helmen, klimschoenen en krijtzakken beschikbaar zijn en welke spullen je zelf moet meenemen.
Stuur de uitnodiging met een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor het uitje. Verzamel in hetzelfde formulier dieetwensen, vervoerskeuzes en eventuele bijzonderheden van deelnemers.
Maak klimgroepen zodra de aanmeldingen sluiten en bevestig de deelnemerslijst uiterlijk 5 dagen vooraf. Zo kun je naamkaartjes, vrijwaringsformulieren en eventuele vervoersafspraken per groep voorbereiden.
Print de deelnemerslijsten en vrijwaringsformulieren op de dag vóór vertrek en neem pennen en clipboards mee. Bewaar de formulieren bij de ontvangsttafel, niet in een tas met eet- en drinkspullen.
Zet snacks en drank klaar voor het klimprogramma begint en gebruik koelboxen voor gekoelde producten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf of er voldoende tafels, stoelen en ruimte voor jassen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een klimhaluitje reserveren?: Reserveer de klimhal en het klim materiaal bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Voor grotere groepen of populaire tijdstippen is 6 weken extra veilig, zodat je nog kunt schuiven met groepen en vervoer.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een klimhaluitje definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 5 dagen voor het uitje definitief. Daarna kun je klimgroepen indelen, naamkaartjes maken, vrijwaringen controleren en de juiste hoeveelheid eten en drinken meenemen.
Wanneer moet ik vrijwaringen voor een klimhaluitje verzamelen?: Vraag de vrijwaringen uiterlijk 1 week vooraf op en controleer ze opnieuw 2 dagen voor vertrek. Neem geprinte formulieren mee voor deelnemers die nog niet hebben ingevuld of ondertekend.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een klimhaluitje?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem extra water mee voor na het klimmen. Zet gekoelde dranken in koelboxen en controleer de aantallen zodra je de definitieve deelnemerslijst hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.