Zo organiseer je een klimclinic zonder gedoe

Een klimclinic organiseren begint niet met het verzamelen van materiaal, maar met het vastleggen van de locatie, instructeur en deelnemers. Vraag vooraf naar klimniveau, dieetwensen en vervoer, zodat je programma en diner daarop aansluiten. Regel veiligheidsregels en klimverklaringen ruim vóór de clinic en stem af welk materiaal de locatie levert. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, veilig klaargelegd materiaal en duidelijke tijden voor de overgang naar het diner.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Klimlocatie reserveren
6
Kliminstructeur reserveren
7
Dinerlocatie bevestigen
8
Vervoersinformatie delen
9
Klimniveau deelnemers opvragen
10
Veiligheidsregels ontvangen
11
Klimmateriaal afstemmen
12
Diner en drankmenu bepalen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Klimverklaringen printen
15
Deelnemers en tijden bevestigen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Verse producten koelen
18
Klimmateriaal verzamelen
2 personen
19
Servies en keukenmateriaal pakken
20
Telefoon en powerbanks opladen

Event

21
Materialen naar locatie brengen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
24
Klimmateriaal klaarleggen
2 personen
25
Dranken koud zetten
26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Klimverklaringen laten tekenen
28
Klimuitrusting passen
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Klimclinic begeleiden
3 personen
31
Pauzedranken uitdelen
32
Groepsfoto maken
33
Klimmateriaal innemen
2 personen
34
Hapjes en diner voorbereiden
3 personen
35
Buffet opbouwen
2 personen
36
Diner serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Koffie en thee serveren
39
Servies afruimen
2 personen
40
Eindronde en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Eten en drank opruimen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Tafels en stoelen afbreken
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
2 personen
46
Klimmateriaal retourneren
2 personen
47
Overgebleven materialen opbergen
48
Gehuurde spullen retourneren
49
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 16
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 16
Herbruikbare kommenaantal 16
Besteksetsaantal 16
Drinkglazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 16
Serveerschalenaantal 6
Serveerbestekaantal 6

Sportmateriaal

Klimhelmenaantal 14
Klimharnassenaantal 14
Klimschoenenaantal 14
Krijtzakkenaantal 14
Vloeibaar klimkrijtaantal 3
Klimtouwenaantal 4
Beveiligingsapparatenaantal 6
Karabinersaantal 12
Klimmattenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Telefoonstatief
Powerbanksaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Keuken

Koksmesaantal 2
Snijplankenaantal 3
Flessenopenersaantal 2
Thermoskannenaantal 2

Veiligheid

EHBO-set

Papierwaren

Klimverklaringenaantal 20
Pennenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer eerst de klimlocatie en instructeur en bevestig daarna pas het programma aan deelnemers. Vraag uiterlijk bij de aanmelding naar klimniveau, dieetwensen en eventuele vervoersbehoeften.
Controleer minimaal één week vooraf welke helmen, harnassen, schoenen, touwen en beveiligingsapparaten beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat je op de dag zelf materiaal of maten mist.
Verstuur veiligheidsregels en klimverklaringen vooraf en neem geprinte exemplaren mee naar de registratie. Houd voor de ontvangst 15 tot 20 minuten vrij voordat de eerste uitleg begint.
Plan de overgang naar het diner als een apart onderdeel van het programma. Deel route, vertrektijd en vervoersinformatie uiterlijk 48 uur vooraf, vooral als de klimlocatie en dinerlocatie niet naast elkaar liggen.
Koel verse producten en dranken vooraf en richt de registratie- en buffetplek in voordat deelnemers arriveren. Laad telefoon en powerbanks volledig op, zodat je bereikbaarheid en deelnemersinformatie tijdens de clinic niet afhangen van een stopcontact.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een klimclinic?: Reken voor een praktische klimclinic op ongeveer 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst, veiligheidsuitleg en klimmen. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor registratie en materiaalverdeling.
Wanneer moet ik een klimlocatie en instructeur reserveren?: Leg de locatie en instructeur bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Daarna kun je deelnemers uitnodigen met een definitieve datum, starttijd en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor het brengen van materialen, opstellen van tafels en stoelen, inrichten van de registratie en klaarleggen van klimuitrusting. Zet dranken en gekoelde producten vóór de ontvangst klaar.
Wanneer moet ik klimverklaringen en veiligheidsregels regelen?: Vraag de veiligheidsregels en klimverklaringen uiterlijk 1 week vooraf op. Verstuur de informatie vooraf en neem geprinte exemplaren mee voor deelnemers die nog moeten tekenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.