Cómo organizar una clínica de escalada sin dejar cabos sueltos

Una clínica de escalada combina una sesión deportiva con una cena, así que conviene organizarla en dos bloques desde el principio. Primero confirma participantes, nivel, inscripciones, instructor y lugar de escalada; después cierra el transporte, la documentación y la comida. El día del evento, reserva tiempo para el registro, la preparación del material y la revisión de seguridad antes de empezar. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar compras, confirmaciones o declaraciones de escalada de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de participantes
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Reservar lugar de escalada
6
Reservar instructor de escalada
7
Confirmar la ubicación de la cena
8
Compartir la información de transporte
9
Preguntar el nivel de escalada de los participantes
10
Reglas de seguridad recibidas
11
Coordinar el material de escalada
12
Definir el menú de cena y bebidas
2 personas
13
Comprobar la lista de la compra
14
Imprimir declaraciones de escalada
15
Confirmar participantes y horarios
16
Hacer la compra
2 personas
17
Refrigerar los productos frescos
18
Reunir el material de escalada
2 personas
19
Recoger la vajilla y el material de cocina
20
Cargar teléfonos y power banks

Evento

21
Llevar materiales al lugar
2 personas
22
Colocar mesas y sillas
2 personas
23
Montar la mesa de registro
24
Preparar el material de escalada
2 personas
25
Enfriar las bebidas
26
Recepción de participantes
2 personas
27
Hacer firmar las declaraciones de escalada
28
Probarse el equipo de escalada
2 personas
29
Dar la charla de seguridad
2 personas
30
Dirigir la clínica de escalada
3 personas
31
Repartir las bebidas del descanso
32
Hacer una foto de grupo
33
Recoger el material de escalada
2 personas
34
Preparar aperitivos y cena
3 personas
35
Montar el buffet
2 personas
36
Servir la cena
2 personas
37
Rellenar las bebidas
38
Servir café y té
39
Recoger la vajilla
2 personas
40
Guiar la ronda final y la salida
2 personas

Seguimiento

41
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
42
Recoger la basura
2 personas
43
Desmontar mesas y sillas
2 personas
44
Lavar la vajilla
2 personas
45
Limpiar el lugar
2 personas
46
Devolver el material de escalada
2 personas
47
Guardar los materiales sobrantes
48
Devolver el material alquilado
49
Compartir fotos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de buffetcant. 2
Sillas plegablescant. 16
Perchero

Vajilla

Platos reutilizablescant. 16
Cuencos reutilizablescant. 16
Cubiertoscant. 16
Vasoscant. 24
Tazas de cafécant. 16
Bandejas de servircant. 6
Cubiertos de serviciocant. 6

Material deportivo

Cascos de escaladacant. 14
Arneses de escaladacant. 14
Zapatos de escaladacant. 14
Sacos de tizacant. 14
Tiza líquida para escalarcant. 3
Cuerdas de escaladacant. 4
Dispositivos de seguridadcant. 6
Mosquetonescant. 12
Colchonetas de escaladacant. 4

Equipo

Altavoz portátil
Trípode para teléfono
Baterías externascant. 2
Cables alargadorescant. 2
Neveras portátilescant. 2

Cocina

Cuchillo de chefcant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Abrebotellascant. 2
Termoscant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios

Artículos de papel

Declaraciones de escaladacant. 20
Bolígrafoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 3
Toallascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza con la lista de participantes y pregunta el nivel de escalada antes de enviar las confirmaciones finales. Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación para que el instructor pueda ajustar la sesión y el material.
Reserva el lugar y el instructor antes de comunicar el horario definitivo. Confirma la ubicación de la cena y comparte la información de transporte al menos 5 días antes, especialmente si hay que desplazarse entre ambos puntos.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y define el menú antes de hacer la compra. Revisa cantidades, bebidas y productos frescos 2 o 3 días antes; refrigera estos últimos en cuanto lleguen.
Prepara las declaraciones de escalada impresas y verifica las reglas de seguridad antes de que llegue el grupo. Deja listos cascos, arneses, cuerdas, dispositivos de seguridad, mosquetones y colchonetas, y comprueba que el material corresponde al nivel de los participantes.
El día anterior carga teléfonos y baterías externas y reúne el material de escalada, cocina y registro. Llega con tiempo para colocar mesas y sillas, montar la mesa de registro, preparar el equipo y enfriar las bebidas antes de recibir al grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una clínica de escalada?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar y el instructor. Deja cerradas las inscripciones, preferencias dietéticas, horarios y transporte como máximo 7 días antes.
¿Cuándo debo confirmar a los participantes y sus horarios?: Haz una primera confirmación 7 días antes y una última 48 horas antes. En ese último mensaje incluye el punto de encuentro, el transporte, la hora de llegada y cualquier declaración de escalada pendiente.
¿Qué material hay que preparar para una clínica de escalada?: Prepara cascos, arneses, zapatos, sacos de tiza, cuerdas, dispositivos de seguridad, mosquetones y colchonetas según el grupo y la sesión prevista. Reúne y revisa todo el material el día anterior, no justo antes del inicio.
¿Cuándo hacer la compra para la cena de la clínica?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes y los frescos el día anterior o el mismo día, según el menú. Refrigera inmediatamente los productos frescos y enfría las bebidas antes de que llegue el grupo.

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