Zo organiseer je een klimchallenge

Begin met de datum, locatie en beschikbare klimwanden voordat je deelnemers uitnodigt. Bepaal daarna de klimroutes, zones en veiligheidsregels, zodat je weet hoeveel begeleiders en materiaal nodig zijn. Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen, ervaring en groepsindeling te verzamelen. In de laatste week controleer je reserveringen, weersverwachting, klimuitrusting en routekaarten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, vaste startgroepen en een scoreverwerking die niet ophoopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Klimroutes en zones bepalen
3 personen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Klimbegeleiders inplannen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Catering bestellen
2 personen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Routekaarten maken
2 personen
17
Scoreformulieren afdrukken
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Materiaal inventariseren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Klimmateriaal controleren
3 personen
23
Routekaarten lamineren
2 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
27
Klimwanden controleren
3 personen
28
Valmatten leggen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Routekaarten ophangen
2 personen
32
Startnummers klaarleggen
2 personen
33
Catering klaarzetten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
37
Briefing begeleiders geven
3 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Klimregels uitleggen
2 personen
42
Warming-up begeleiden
3 personen
43
Klimmateriaal uitgeven
3 personen
44
Klimrondes begeleiden
8 personen
45
Scores registreren
3 personen
46
Veiligheid bij routes bewaken
5 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Pauzeplek onderhouden
2 personen
50
Klimmateriaal uitchecken
3 personen
51
Finalisten bekendmaken
2 personen
52
Finale begeleiden
6 personen
53
Finalescores verwerken
2 personen
54
Winnaars huldigen
3 personen
55
Afscheid van deelnemers nemen
3 personen

Nazorg

56
Klimmateriaal verzamelen
4 personen
57
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
58
Afval sorteren
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Meubilair terugplaatsen
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Klimmateriaal reinigen
3 personen
63
Klimmateriaal terugleggen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Voorraad controleren
2 personen
66
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen opslaan
69
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 6

Sportmateriaal

Klimwandenaantal 4
Boulderblokkenaantal 12
Valmattenaantal 12
Klimtouwenaantal 16
Klimharnassenaantal 30
Klimhelmenaantal 30
Karabinersaantal 40
zekeringsapparatenaantal 20
Klimzakkenaantal 20
Klimtouwen voor top-ropeaantal 8
Klimroutesetaantal 4
Routekaartstandaardsaantal 8
Startnummersaantal 70
Scorebordenaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Trainingsmattenaantal 10
Rekbandenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillesaantal 30
Certificatenaantal 70

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koekjesblikkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 8

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Koelpacksaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Brancard

Decoratie

Routebordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbanner
Sponsorbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Tips

Plan startgroepen pas nadat de deelnemers zijn bevestigd. Houd per groep rekening met de capaciteit van de klimzones en plan voldoende wisseltijd tussen de rondes.
Leg het veiligheidsplan vóór het versturen van de deelnemersinformatie vast. Noteer wie de klimbegeleiders zijn, welke routes onder toezicht worden geklommen en waar deelnemers wachten.
Controleer klimtouwen, harnassen, helmen, karabiners, zekeringsapparaten en valmatten uiterlijk één week vooraf. Reserveer daarna tijd voor een tweede controle op de ochtend zelf.
Maak routekaarten en scoreformulieren per klimzone en druk ze ruim vóór de start af. Lamineer de routekaarten, sorteer de startnummers en leg scoreborden en stopwatches per zone klaar.
Regel catering en herbruikbare bekers op basis van het definitieve aantal deelnemers. Zet inschrijftafels, stoelen, afvalbakken en eventuele partytenten vóór de eerste start klaar, zodat de ontvangst niet samenvalt met de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimchallenge organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en reserveringen. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de challenge, zodat je deelnemers en startgroepen tijdig kunt bevestigen.
Hoe deel je deelnemers in startgroepen voor een klimchallenge?: Verdeel deelnemers op basis van ervaring, leeftijd of afgesproken niveau en houd de capaciteit per klimzone aan. Maak de indeling 3 tot 5 dagen vooraf definitief en stuur daarna starttijd, route-informatie en veiligheidsregels.
Welke veiligheidsmaatregelen heb je nodig voor een klimchallenge?: Leg vóór de inschrijving vast wie toezicht houdt, welke uitrusting wordt gebruikt en hoe je omgaat met een incident of slecht weer. Controleer alle klimuitrusting uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de dag zelf vóór opening.
Hoeveel klimbegeleiders heb je nodig bij een klimchallenge?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige klimzones en de regels van de locatie. Plan minimaal 1 verantwoordelijke begeleider per actieve zone en wijs daarnaast 1 persoon aan voor de centrale coördinatie en scoreverwerking.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.