Organiser un défi d’escalade, étape par étape

Un défi d’escalade se prépare d’abord sur le terrain, pas à l’accueil le jour J. Commencez par confirmer la date, le lieu et les zones utilisables, puis construisez le format autour de la sécurité et du nombre de participants. Les inscriptions, les groupes de départ et les encadrants doivent être finalisés avant de préparer les scores et les dossards. Gardez enfin une marge pour la météo, le matériel manquant et les participants qui arrivent en retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les voies et les zones d’escalade
3 personnes
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Planifier les encadrants d’escalade
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Commander le catering
2 personnes
15
Commander les prix et médailles
16
Créer les plans d’accès
2 personnes
17
Imprimer les feuilles de score
18
Envoyer les informations aux participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Inventorier le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel d’escalade
3 personnes
23
Plastifier les plans d’itinéraire
2 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
27
Vérifier les murs d’escalade
3 personnes
28
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
32
Préparer les dossards
2 personnes
33
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Expliquer les règles d’escalade
2 personnes
42
Animer l'échauffement
3 personnes
43
Distribuer le matériel d’escalade
3 personnes
44
Encadrer les tours d’escalade
8 personnes
45
Enregistrer les scores
3 personnes
46
Veiller à la sécurité des itinéraires
5 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Entretenir l’espace de pause
2 personnes
50
Vérifier le matériel d'escalade
3 personnes
51
Annoncer les finalistes
2 personnes
52
Encadrer la finale
6 personnes
53
Traiter les scores finaux
2 personnes
54
Récompenser les gagnants
3 personnes
55
Faire ses adieux aux participants
3 personnes

Suivi

56
Rassembler le matériel d’escalade
4 personnes
57
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
58
Trier les déchets
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Remettre le mobilier en place
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Nettoyer le matériel d’escalade
3 personnes
63
Ranger le matériel d’escalade
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vérifier les stocks
2 personnes
66
Évacuer les emballages vides
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger les objets trouvés
69
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 3
Poubellesqté 8
Portants de logeqté 6

Matériel de sport

Murs d’escaladeqté 4
Blocs de blocqté 12
Tapis de chuteqté 12
Cordes d’escaladeqté 16
Harnais d'escaladeqté 30
Casques d’escaladeqté 30
Mousquetonsqté 40
Appareils de sécuritéqté 20
Sacs d’escaladeqté 20
Cordes d’escalade pour top-ropeqté 8
Set de voies d’escaladeqté 4
Présentoirs pour cartes d’itinéraireqté 8
Numéros de départqté 70
Panneaux de scoreqté 8
Chronomètresqté 8
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Tapis d’entraînementqté 10
Élastiquesqté 12
Trophéesqté 6
Médaillesqté 30
Certificatsqté 70

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Courses

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 10
Stations de rechargeqté 3
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Porte-papier toiletteqté 6
Supports de sacs poubelleqté 8

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 6
Brancard

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Bannière de bienvenue
Panneaux de sponsorqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Conseils

Fixez les voies et les zones d’escalade avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez clairement les niveaux, le sens de circulation et le nombre de groupes pouvant grimper en même temps.
Établissez le plan de sécurité avant toute réservation. Vérifiez les autorisations, l’assurance, les tapis de chute, les casques, les harnais, les cordes et les appareils de sécurité au moins 2 semaines avant le défi.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement afin de répartir les participants en groupes de départ et d’affecter les encadrants. Prévoyez une liste séparée pour les besoins alimentaires et les absences de dernière minute.
Préparez les feuilles de score, les panneaux de score, les chronomètres, les numéros de départ et les plans d’accès avant l’ouverture du lieu. Plastifiez les itinéraires exposés à la pluie et gardez des exemplaires de secours à l’accueil.
La veille, contrôlez les prévisions météo, inventoriez le matériel et triez les dossards. Le jour J, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les tables d’inscription, les zones d’attente, le balisage et les tapis avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi d’escalade ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les encadrants, les réservations, le catering et les récompenses.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un défi d’escalade ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, répartir les groupes de départ, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les documents.
Combien d’encadrants prévoir pour un défi d’escalade ?: Le nombre dépend des voies, des zones et du niveau des participants, mais chaque zone active doit avoir un encadrant identifié pendant toute la durée des rotations. Finalisez la répartition au moins 1 semaine avant.
Que vérifier la veille d’un défi d’escalade ?: Contrôlez les prévisions météo, le matériel d’escalade, les tapis, les cordes, les casques, les harnais et les appareils de sécurité. Vérifiez aussi les dossards, les feuilles de score, le balisage et les plans d’itinéraire.

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