Klimchallenge organiseren: checklist en planning

Een klimchallenge vraagt meer voorbereiding dan alleen klimroutes klaarzetten. Je regelt tegelijk de veiligheid, inschrijvingen, startgroepen, begeleiding, materialen en scoreverwerking. Begin met locatie, datum en vergunningen en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en een duidelijke wedstrijddagindeling. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van het verzamelen van dieetwensen tot het lamineren van routekaarten en het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Klimroutes en zones bepalen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Klimbegeleiders inplannen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Routekaarten maken
2 personen
Scoreformulieren afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Materiaal inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Klimmateriaal controleren
3 personen
Routekaarten lamineren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Klimwanden controleren
3 personen
Valmatten leggen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Routekaarten ophangen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Briefing begeleiders geven
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Klimregels uitleggen
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Klimmateriaal uitgeven
3 personen
Klimrondes begeleiden
8 personen
Scores registreren
3 personen
Veiligheid bij routes bewaken
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeplek onderhouden
2 personen
Klimmateriaal uitchecken
3 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Finalescores verwerken
2 personen
Winnaars huldigen
3 personen
Afscheid van deelnemers nemen
3 personen

Nazorg

Klimmateriaal verzamelen
4 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Klimmateriaal reinigen
3 personen
Klimmateriaal terugleggen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen opslaan
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 6

Sportmateriaal

Klimwandenaantal 4
Boulderblokkenaantal 12
Valmattenaantal 12
Klimtouwenaantal 16
Klimharnassenaantal 30
Klimhelmenaantal 30
Karabinersaantal 40
zekeringsapparatenaantal 20
Klimzakkenaantal 20
Klimtouwen voor top-ropeaantal 8
Klimroutesetaantal 4
Routekaartstandaardsaantal 8
Startnummersaantal 70
Scorebordenaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Trainingsmattenaantal 10
Rekbandenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillesaantal 30
Certificatenaantal 70

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koekjesblikkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 8

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Koelpacksaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Brancard

Decoratie

Routebordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbanner
Sponsorbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Tips

Leg het veiligheidsplan vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer per klimzone welke begeleiding, valmatten, touwen, helmen en zekeringsapparaten nodig zijn en wijs verantwoordelijkheden toe.
Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie bevestigd zijn. Verzamel daarbij direct dieetwensen en relevante deelnemersinformatie, zodat je catering en startgroepen niet in de laatste week hoeft aan te passen.
Plan startgroepen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Maak startnummers, routekaarten en scoreformulieren per groep klaar en controleer of elke deelnemer weet waar en hoe laat die moet starten.
Controleer klimtouwen, harnassen, helmen, karabiners en zekeringsapparaten ruim vóór de wedstrijddag. Reserveer ontbrekend materiaal niet op het laatste moment, want je hebt mogelijk extra tijd nodig voor controle of transport.
Doe de laatste locatiecontrole op de dag ervoor of vroeg op de wedstrijddag. Zet inschrijftafels, scoreborden, routekaartstandaards, afzetlint, afvalbakken en catering klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een klimchallenge organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en veiligheidsplan. Open daarna de inschrijving en plan begeleiding, catering en materiaal op basis van het verwachte aantal deelnemers.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een klimchallenge?: Leg uiterlijk 6 weken vooraf een veiligheidsplan vast met klimzones, toezicht, valmatten, touwen, harnassen, helmen en zekeringsapparaten. Controleer het materiaal opnieuw in de laatste week en wijs per zone een verantwoordelijke begeleider aan.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een klimchallenge?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen voor de challenge. Vermeld startgroep, starttijd, locatie, kleding- en materiaalinstructies, routekaarten of route-uitleg en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het openen en inrichten van de locatie. Daarin zet je inschrijftafels, startnummers, scoreborden, routekaartstandaards, afzetlint, catering en veiligheidsmateriaal op hun plaats.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.