Défi escalade : la checklist pour tout organiser

Un défi escalade demande une préparation précise, car la sécurité, les rotations et le suivi des scores doivent fonctionner ensemble. Cette checklist de 69 tâches et 73 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’ouverture le jour J. Vous y trouverez notamment les points souvent oubliés : autorisations, assurance, répartition des encadrants, besoins alimentaires et vérification complète du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir les voies et les zones d’escalade
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Planifier les encadrants d’escalade
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix et médailles
Créer les plans d’accès
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel d’escalade
3 personnes
Plastifier les plans d’itinéraire
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Vérifier les murs d’escalade
3 personnes
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Expliquer les règles d’escalade
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Distribuer le matériel d’escalade
3 personnes
Encadrer les tours d’escalade
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Veiller à la sécurité des itinéraires
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Entretenir l’espace de pause
2 personnes
Vérifier le matériel d'escalade
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Traiter les scores finaux
2 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Faire ses adieux aux participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’escalade
4 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le matériel d’escalade
3 personnes
Ranger le matériel d’escalade
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les objets trouvés
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 3
Poubellesqté 8
Portants de logeqté 6

Matériel de sport

Murs d’escaladeqté 4
Blocs de blocqté 12
Tapis de chuteqté 12
Cordes d’escaladeqté 16
Harnais d'escaladeqté 30
Casques d’escaladeqté 30
Mousquetonsqté 40
Appareils de sécuritéqté 20
Sacs d’escaladeqté 20
Cordes d’escalade pour top-ropeqté 8
Set de voies d’escaladeqté 4
Présentoirs pour cartes d’itinéraireqté 8
Numéros de départqté 70
Panneaux de scoreqté 8
Chronomètresqté 8
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Tapis d’entraînementqté 10
Élastiquesqté 12
Trophéesqté 6
Médaillesqté 30
Certificatsqté 70

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Courses

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 10
Stations de rechargeqté 3
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Porte-papier toiletteqté 6
Supports de sacs poubelleqté 8

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 6
Brancard

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Bannière de bienvenue
Panneaux de sponsorqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu, les voies et les zones d’escalade, puis formalisez le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour régler les autorisations et l’assurance.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et les encadrants. Envoyez les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant le défi, avec l’accès, les horaires et les consignes.
Vérifiez le matériel d’escalade en deux temps : inventaire plusieurs jours avant, puis contrôle des cordes, harnais, casques, mousquetons et appareils de sécurité avant l’ouverture du lieu.
Préparez les documents qui ralentissent souvent l’accueil : feuilles de score imprimées, numéros de départ triés, plans d’accès et plans d’itinéraire plastifiés. Prévoyez aussi les chronomètres et les panneaux de score à chaque zone concernée.
Passez les commandes de catering, trophées, médailles et certificats avant la dernière semaine. Contrôlez les prévisions météo 48 heures avant, surtout si des tentes de réception ou des zones extérieures sont prévues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi escalade ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les voies, les autorisations, l’assurance, les encadrants, les inscriptions et les commandes sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un défi escalade ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement, après avoir validé le lieu, les zones d’escalade et les règles de sécurité. Traitez les inscriptions au fil de l’eau et confirmez les participants au plus tard 7 jours avant.
Quel matériel faut-il prévoir pour un défi escalade ?: Comptez notamment les murs ou blocs d’escalade, tapis de chute, cordes, harnais, casques, mousquetons et appareils de sécurité. Ajoutez les numéros de départ, chronomètres, panneaux de score, cônes, ruban de balisage et supports pour les cartes d’itinéraire.
Quand vérifier le matériel d’escalade avant le jour J ?: Faites l’inventaire plusieurs jours à l’avance pour pouvoir remplacer un élément manquant. Effectuez ensuite un contrôle final le jour de l’installation, avant l’ouverture du lieu et l’arrivée des participants.

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