Klimaatwandeling organiseren: complete checklist

Een klimaatwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitstippelen. Je regelt een toegankelijke start- en eindlocatie, controleert vergunningen en maakt afspraken over verkeersveiligheid, rustpunten en bewegwijzering. Tegelijk moeten deelnemers zich kunnen aanmelden en vooraf duidelijke informatie krijgen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat routekaarten, portofoons of een slechtweerbericht pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Routevoorstel uitwerken
2 personen
Startlocatie vastleggen
Eindlocatie vastleggen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Klimaatborden ontwerpen
Vergunning controleren
Melding openbare ruimte doen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Slechtweerbericht voorbereiden
Reservering geluidsapparatuur maken
Reservering tafels en tenten maken
Drukwerk laten afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Klimaatborden monteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Startpunt afzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Borden langs route plaatsen
4 personen
Rustpunten inrichten
4 personen

Event

Verkeersposten bemannen
4 personen
Inloop begeleiden
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Loopgroepen formeren
3 personen
Wandeling begeleiden
8 personen
Klimaatpresentaties verzorgen
4 personen
Rustpunten bemannen
4 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Eindpunt begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
4 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Routepijlen recyclen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafoonsaantal 3

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Telefoonsaantal 4
Naamstickersaantal 150
Pennensetsaantal 12
Klembordenaantal 8
Routekaartenaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Informatiefoldersaantal 200

Bewegwijzering

Routebordenaantal 25
Pijlbordenaantal 30
Bordvoetenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Reflectiebandenaantal 20
Paraplu'saantal 10

Catering

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Thermosbekers voor crewaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Lijmrestenverwijderaaraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementbakkenaantal 4
Waterdispensersaantal 4

Tips

Leg de route eerst vast en controleer daarna de toegankelijkheid. Plan ook een alternatieve route en bepaal vooraf hoeveel rustpunten nodig zijn, zodat je bij obstakels niet opnieuw hoeft te beginnen.
Controleer vroeg of een vergunning of melding voor de openbare ruimte nodig is. Werk daarna het verkeersplan uit en instrueer verkeersregelaars uiterlijk vóór de wandeling over kruisingen, afzetlint en veiligheidshesjes.
Open het aanmeldformulier zodra start- en eindlocatie vaststaan. Verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens, zodat de deelnemersinformatie niet incompleet wordt verstuurd.
Reserveer geluidsapparatuur, tafels en tenten niet pas op de laatste dag. Test de accuspeaker, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op de start- en eindlocatie.
Maak naast routekaarten ook routeborden, pijlborden en bordvoeten klaar. Leg portofoons, telefoons, powerbanks, EHBO-koffers en zaklampen per vrijwilligersteam klaar en wijs één persoon aan voor het materiaalbeheer.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een klimaatwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan is er tijd om de route te controleren, een vergunning of melding te regelen, vrijwilligers te werven en materiaal zoals tenten en geluidsapparatuur te reserveren.
Heb ik een vergunning nodig voor een klimaatwandeling?: Dat hangt af van de route, groepsgrootte en het gebruik van de openbare ruimte. Controleer dit minimaal 6 weken vooraf bij de bevoegde gemeente en doe een melding zodra dat vereist is.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Vermeld start- en eindlocatie, route, rustpunten, contactgegevens en wat er gebeurt bij slecht weer.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een klimaatwandeling?: Plan minimaal één coördinator voor de hele wandeling, plus aparte mensen voor routebegeleiding, verkeersveiligheid en ontvangst. Verdeel de vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf en geef verkeersregelaars dan ook hun instructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.