Zo organiseer je een klimaatwandeling

Begin met de route, niet met de promotie. Leg eerst start- en eindlocatie vast, controleer de toegankelijkheid en bepaal rustpunten en een alternatieve route. Daarna regel je vergunningen, openbare-ruimtemelding en verkeersveiligheid, terwijl je vrijwilligers en deelnemers informeert. Plan ook de praktische afwerking: bewegwijzering, communicatie, geluid, tenten en een slechtweerbericht. Zo weet iedereen vóór de wandeldag waar hij moet zijn, welke route wordt gelopen en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevoorstel uitwerken
2 personen
2
Startlocatie vastleggen
3
Eindlocatie vastleggen
4
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
7
Routekaart ontwerpen
8
Klimaatborden ontwerpen
9
Vergunning controleren
10
Melding openbare ruimte doen
11
Verkeersplan opstellen
2 personen
12
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Uitnodigingen versturen
2 personen
16
Sociale berichten publiceren
17
Aanmeldformulier openen
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Contactgegevens deelnemers controleren
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Slechtweerbericht voorbereiden
24
Reservering geluidsapparatuur maken
25
Reservering tafels en tenten maken
26
Drukwerk laten afdrukken
27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Houdbare catering sorteren
2 personen
30
Koelproducten koelen
2 personen
31
Routepijlen voorbereiden
2 personen
32
Klimaatborden monteren
2 personen
33
Materialen naar locatie brengen
3 personen
34
Startpunt afzetten
3 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Partytenten opzetten
4 personen
37
Informatietafel inrichten
2 personen
38
Drankentafel inrichten
2 personen
39
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
40
Borden langs route plaatsen
4 personen
41
Rustpunten inrichten
4 personen

Event

42
Verkeersposten bemannen
4 personen
43
Inloop begeleiden
3 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Routekaarten uitdelen
2 personen
46
Polsbandjes uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
48
Opening verzorgen
2 personen
49
Loopgroepen formeren
3 personen
50
Wandeling begeleiden
8 personen
51
Klimaatpresentaties verzorgen
4 personen
52
Rustpunten bemannen
4 personen
53
Water uitdelen
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalpunten legen
2 personen
56
Eindpunt begeleiden
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
59
Afsluiting verzorgen
2 personen
60
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

61
Routeborden verzamelen
4 personen
62
Verkeersmaterialen verwijderen
3 personen
63
Tenten afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
65
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Routepijlen recyclen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafoonsaantal 3

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Telefoonsaantal 4
Naamstickersaantal 150
Pennensetsaantal 12
Klembordenaantal 8
Routekaartenaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Informatiefoldersaantal 200

Bewegwijzering

Routebordenaantal 25
Pijlbordenaantal 30
Bordvoetenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Reflectiebandenaantal 20
Paraplu'saantal 10

Catering

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Thermosbekers voor crewaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Lijmrestenverwijderaaraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementbakkenaantal 4
Waterdispensersaantal 4

Tips

Werk eerst de hoofdroute uit en loop die fysiek na. Controleer breedte, ondergrond, hellingen en obstakels; leg daarnaast uiterlijk twee weken vooraf een alternatieve route vast voor werkzaamheden of onveilig weer.
Regel vergunningen, de melding openbare ruimte en het verkeersplan voordat je uitnodigingen breed verspreidt. Houd voor controle en eventuele aanpassingen minimaal vier weken aan, omdat verkeersregelaars en afzetmaterialen daarna nog moeten worden ingepland.
Maak vrijwilligers niet alleen verantwoordelijk voor ontvangst. Deel ook routebegeleiders, rustpunten, verkeersposten en een aanspreekpunt voor de eindlocatie in; geef hun portofoons, telefoonnummers en een korte instructie uiterlijk een week vooraf.
Open het aanmeldformulier zodra start- en eindlocatie definitief zijn. Vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen uit en stuur deelnemersinformatie minstens drie dagen voor de wandeling met routekaart, starttijd, toegankelijkheidsinformatie en slechtweerprocedure.
Test de communicatie en bewegwijzering op locatie vóór de start. Controleer de accuspeaker, microfoons, powerbanks en portofoons de dag ervoor en zet routeborden, pijlborden, bordvoeten en verkeerskegels klaar per routepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een klimaatwandeling te organiseren?: Reken op minimaal 6 weken voor een eenvoudige wandeling en 8 tot 10 weken als je een vergunning, verkeersregelaars of meerdere locaties nodig hebt. Plan de route en startlocaties in de eerste week vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klimaatwandeling?: Plan minimaal 1 coördinator en 1 vrijwilliger per rustpunt of verkeerspost. Tel daar 2 mensen bij op voor ontvangst en afronding; bij een groep van ongeveer 50 deelnemers kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de wandeling. Vermeld daarin de startlocatie, route, bereikbaarheid, toegankelijkheid, contactgegevens en wat er gebeurt bij slecht weer.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een klimaatwandeling?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een besluitmoment en bereid een slechtweerbericht voor. Bij onweer, storm of onveilige gladheid stel je de wandeling uit of gebruik je de vooraf bepaalde alternatieve route; informeer deelnemers direct via het aanmeldcontact.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.