Balade climat : la checklist pour tout organiser

Une balade climat se prépare comme un parcours public, pas comme une simple promenade. Il faut sécuriser l’itinéraire, prévoir des pauses, informer les participants et coordonner les bénévoles avant le jour J. Les autorisations, la signalétique et le matériel sonore sont souvent les éléments réglés trop tard. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, des premiers choix logistiques au plan prévu en cas de mauvais temps.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
Fixer le lieu de départ
Définir le lieu final
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Définir les points de repos le long de l’itinéraire
2 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
Concevoir les panneaux sur le climat
Vérifier le permis
Signaler l’occupation de l’espace public
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des participants
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan en cas de mauvais temps
Faire une réservation de matériel sonore
Faire la réservation des tables et des tentes
Faire imprimer les supports
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier le catering longue conservation
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Installer les panneaux climat
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Balisage du départ
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table des boissons
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Placer des panneaux le long du parcours
4 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes

Événement

Tenir les postes de circulation
4 personnes
Encadrer l'accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Former les groupes de marche
3 personnes
Encadrer la promenade
8 personnes
Animer les présentations sur le climat
4 personnes
Tenir les points de repos
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Accompagner vers l'arrivée
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Recycler les flèches de parcours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Ensembles de tables de bièreqté 4
Nappesqté 6

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 3

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Téléphonesqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Sets de stylosqté 12
Presse-papiersqté 8
Cartes d'itinéraireqté 150
Flyers du programmeqté 150
Brochures d’informationqté 200

Signalétique

Panneaux de directionqté 25
Panneaux indicateursqté 30
Pieds de panneauqté 30
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 8
Brassards réfléchissantsqté 20
Parapluiesqté 10

Catering

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Mugs isothermes pour l'équipeqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 4
Détachant pour résidus de colleqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Bacs pour accumulateurs de froidqté 4
Distributeurs d'eauqté 4

Conseils

Commence par fixer le lieu de départ et le lieu d’arrivée, puis vérifie l’accessibilité du parcours. Prépare aussi un itinéraire alternatif avant de communiquer l’adresse et les horaires.
Repère plusieurs points de repos le long du trajet et indique-les sur la carte. Pour une marche de plusieurs heures, prévois une pause environ toutes les 45 à 60 minutes.
Ne laisse pas les autorisations et la signalisation à la dernière semaine. Vérifie le permis nécessaire, l’occupation de l’espace public et le plan de circulation au moins 4 semaines avant la balade.
Répartis les bénévoles par fonction plutôt que de les mobiliser au dernier moment : accueil, orientation, régulation et assistance. Envoie à chacun ses consignes et son point de rendez-vous au plus tard 3 jours avant.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’envoyer les informations finales. Vérifie les coordonnées, puis partage l’itinéraire, les horaires, les points de repos et la solution prévue en cas de pluie 5 à 7 jours avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade climat ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de valider l’itinéraire, vérifier les autorisations, réserver les tentes et les tables, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il vérifier l’autorisation pour une balade climat ?: Vérifie les règles et le permis nécessaire au moins 4 semaines avant l’événement. Si l’itinéraire occupe l’espace public ou modifie la circulation, signale-le dès que le parcours est défini.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une balade climat ?: Le nombre dépend du parcours et de l’affluence, mais répartis les bénévoles au minimum entre accueil, orientation, régulation et assistance. Finalise les affectations 3 jours avant et prévois des remplaçants pour les postes essentiels.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie un premier message après leur inscription, puis les informations pratiques définitives 5 à 7 jours avant. Rappelle l’heure et le lieu de départ, le parcours, les pauses, les contacts utiles et le plan en cas de mauvais temps.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.