Zo organiseer je een klimaatlezing

Een klimaatlezing organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met een passende locatie, een bevestigde spreker en een haalbaar programma. Leg daarna de inschrijving vast, zodat je weet hoeveel stoelen, naamkaartjes, koffie en catering nodig zijn. Plan techniek en publieksinformatie ruim vóór de bijeenkomst en reserveer tijd voor een volledige test. Op de dag zelf draait een goede ontvangst om een ingerichte registratietafel, duidelijke route-informatie en een ruimte die minstens één uur vooraf klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Spreker vastleggen
3
Programma opstellen
4
Uitnodiging ontwerpen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Spreker informeren
12
Presentatie ontvangen
13
Techniek testen
2 personen
14
Catering bestellen
15
Route-informatie versturen
16
Naamkaartjes printen
17
Programma printen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Presentatiemateriaal klaarzetten
20
Locatiesleutels ophalen
21
Ruimte controleren
2 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Tafels opstellen
2 personen
24
Registratietafel inrichten
25
Podiumtafel inrichten
26
Beamer aansluiten
2 personen
27
Projectiescherm plaatsen
2 personen
28
Microfoon testen
2 personen
29
Verlichting instellen
30
Presentatie klaarzetten
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Buffet inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
36
Infomateriaal uitstallen
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Entree bewegwijzeren
39
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Spreker ontvangen
44
Opening aankondigen
45
Presentatie bedienen
46
Microfoon beheren
47
Vragen uit de zaal verzamelen
48
Pauzedranken serveren
3 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Discussie begeleiden
2 personen
52
Geluidsniveau controleren
53
Avondbuffet openen
2 personen
54
Buffet bijvullen
2 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Informatiemateriaal aanvullen
58
Nagesprek begeleiden
2 personen
59
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Restjes veilig verpakken
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval scheiden
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Ruimte schoonmaken
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
68
Materialen inpakken
2 personen
69
Locatie afsluiten
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
2 personen
72
Presentatiemateriaal archiveren
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Podiumtafel
Registratietafel

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Informatiebordenaantal 6
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Thermosdispensersaantal 4
Waterdispensersaantal 2
Buffetbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Tips

Leg de spreker vast voordat je het programma en de uitnodiging maakt. Vraag uiterlijk drie weken vooraf om de presentatie, zodat je dia’s, video’s en eventuele lettertypen op de laptop kunt testen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de lezing af. Gebruik het definitieve aantal deelnemers voor stoelen, naamkaartjes, programma’s, koffie, thee en het verzamelen van dieetwensen.
Test de techniek niet alleen met een lege laptop. Sluit beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers aan in de zaal en controleer het geluid vanaf de achterste rij; plan dit minimaal één dag vooraf.
Stuur route-informatie en praktische details uiterlijk 48 uur voor de lezing. Vermeld beginuur, ingang, bereikbaarheid en wat deelnemers bij de registratietafel kunnen verwachten.
Richt de ruimte minimaal één uur voor ontvangst in. Zet eerst stoelen en tafels, daarna de registratie- en podiumtafel; leg naamkaartjes, programma’s en presentatiemateriaal pas klaar nadat je de looproutes hebt gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimaatlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste week de locatie en leg de spreker vast; houd daarna minstens 2 weken over voor uitnodigingen en aanmeldingen.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een klimaatlezing?: Zet het definitieve aantal bevestigde aanmeldingen plus ongeveer 5% extra stoelen klaar. Bij 60 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 63 stoelen, zodat late aanmelders of begeleiders kunnen zitten.
Wanneer moet ik de techniek van een klimaatlezing testen?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en nog een korte controle op de dag zelf. Reken minimaal 30 minuten voor beamer, laptop, HDMI-aansluiting, microfoon en luidsprekers.
Wanneer bestel ik catering voor een klimaatlezing?: Bestel catering zodra de inschrijving sluit, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik het definitieve deelnemersaantal en de verzamelde dieetwensen, en neem ongeveer 5% extra servies en drank mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.