Organiser une conférence sur le climat, étape par étape

Une conférence sur le climat se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu et l’intervenant, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite la logistique d’accueil, la restauration et le matériel audiovisuel. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, la présentation de l’intervenant et les tests techniques. Ce plan vous aide à répartir les 73 tâches et à vérifier les 44 éléments nécessaires avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un intervenant
3
Élaborer le programme
4
Concevoir l’invitation
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
11
Informer le conférencier
12
Recevoir la présentation
13
Tester la technique
2 personnes
14
Commander le catering
15
Envoyer les informations sur l’itinéraire
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Imprimer le programme
18
Faire les courses
2 personnes
19
Installer le matériel de présentation
20
Récupérer les clés du lieu
21
Vérifier l’espace
2 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer les tables
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
25
Aménager la table de scène
26
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
27
Installer l’écran de projection
2 personnes
28
Tester le microphone
2 personnes
29
Régler l’éclairage
30
Préparer la présentation
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Installer le buffet
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Installer le matériel d’information
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Balisage de l'entrée
39
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Enregistrer la présence
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Accueillir l’intervenant
44
Annoncer l'ouverture
45
Gérer la présentation
46
Gérer le micro
47
Recueillir les questions de la salle
48
Servir les boissons de pause
3 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Animer la discussion
2 personnes
52
Vérifier le niveau sonore
53
Ouvrir le buffet du soir
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
57
Ravitaillement en matériel d’information
58
Animer le débriefing
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

60
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Trier les déchets
2 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Nettoyer l’espace
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
68
Emballer le matériel
2 personnes
69
Fermer le lieu
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
72
Archiver le matériel de présentation
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table de scène
Table d'inscription

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappeqté 8
Badges nominatifsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Panneaux d'informationqté 6
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Bacs à buffetqté 8
Pains de glaceqté 16
Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et l’intervenant, puis finalisez le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’ouverture des inscriptions et la conférence pour traiter les réponses.
Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Prévoyez aussi la vaisselle réutilisable : tasses, verres, assiettes et couverts.
Recevez la présentation de l’intervenant avant le jour J et testez le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro sans fil et les haut-parleurs. Faites ce test au moins 1 heure avant l’accueil du public.
Préparez les badges nominatifs, le programme imprimé et la table d’inscription avant l’ouverture des portes. Installez cette table près de l’entrée, avec les panneaux d’information visibles depuis le parcours d’arrivée.
Récupérez les clés suffisamment tôt pour vérifier l’espace, installer les chaises, les tables et la table de scène. Gardez des rallonges, des multiprises et des batteries externes à portée de main : les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence sur le climat ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières réservations à sécuriser sont le lieu et l’intervenant, avant de préparer le programme et les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Réservez au moins 1 heure avant l’arrivée des participants pour installer et tester le vidéoprojecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs et l’ordinateur. Vérifiez aussi chaque câble et chaque multiprise.
Quand commander le catering pour une conférence ?: Confirmez la commande dès que le nombre d’inscrits devient fiable, idéalement 5 à 7 jours avant la conférence. Recueillez les allergies et régimes alimentaires dans le formulaire, puis transmettez-les au traiteur avec l’effectif final.
Que préparer le matin d’une conférence sur le climat ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant le début pour récupérer les clés, vérifier la salle, installer les tables et les chaises, préparer la scène et organiser l’accueil. Les badges, le programme et le matériel de présentation doivent être prêts avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.