Kledingruilbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kledingruilbeurs staat of valt met duidelijke ruilvoorwaarden en een logische indeling van de ruimte. Leg eerst locatie, datum en tijden vast en communiceer daarna precies wat deelnemers mogen meebrengen en meenemen. Reserveer tijd voor aanmeldingen, vrijwilligers en het sorteren van kleding per maat en soort. Op de dag zelf heb je naast kledingrekken ook paskamers, spiegels, labels en duidelijke route- en huisregelbordjes nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Huisregels opstellen
2 personen
Ruilvoorwaarden publiceren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Promotie online plaatsen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kledingrekken controleren
2 personen
Printmateriaal voorbereiden
2 personen
Kledinglabels sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
4 personen
Paskamers opbouwen
3 personen
Kleding per maat sorteren
6 personen
Kleding per soort sorteren
6 personen
Borden ophangen
2 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Kledinginname controleren
4 personen
Kledinglabels uitdelen
2 personen
Kledingrekken bijvullen
3 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Paskamers controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Overgebleven kleding verzamelen
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kleding verpakken voor bestemming
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kledingrekken afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven kleding bezorgen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 16
Kledingrekkenaantal 10
Kledinghangersaantal 250
Passpiegelsaantal 4
Paskamerschermenaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Sorteerbakkenaantal 12
Opbergkrattenaantal 12
Kledinghoezenaantal 30
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schalenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kledingstomer

Decoratie

Categoriekaartenaantal 20
Routebordjesaantal 12
Huisregelbordenaantal 4
Ingangsbanner
Pijlenstickersaantal 24

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de ruilvoorwaarden tegelijk met de uitnodiging. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel kledingstukken iemand mag inleveren en meenemen, of kleding schoon en heel moet zijn en wat er met achtergebleven kleding gebeurt.
Open het aanmeldformulier ruim vóór de beurs en werk de deelnemerslijst minimaal één keer per week bij. Verstuur een bevestiging zodra de gegevens compleet zijn, zodat je op tijd weet hoeveel tafels, stoelen en vrijwilligers nodig zijn.
Plan de opbouw minstens 2 uur vóór de inloop. Gebruik aparte bakken of kratten voor labels en ongesorteerde kleding en deel de kleding daarna per maat én per soort in.
Bouw meerdere paskamers met schermen en plaats passpiegels in de buurt van de kledingrekken. Zet routebordjes en huisregelborden op ooghoogte bij de ingang en bij de ruilzone.
Controleer de techniek en presentatie vóór de deuren opengaan: test laptop, printer, verlenghaspels en stekkerdozen en zet een kledingstomer klaar voor kreukels. Vul koffie, water en bekers pas na de laatste inrichting aan, zodat ze niet in de weg staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kledingruilbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg datum en tijden vast, maak de ruilvoorwaarden en open het aanmeldformulier. Houd de laatste week vrij voor bevestigingen, boodschappen en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kledingruilbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers, plus 2 mensen voor de opbouw en 2 voor het opruimen. Bij 40 deelnemers heb je dus ongeveer 4 tot 5 vrijwilligers nodig, afhankelijk van de grootte van de locatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kledingruilbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, kledingrekken, paskamers en sorteerbakken. Reken extra tijd als de kleding nog per maat en soort moet worden gesorteerd of als je labels en printmateriaal op locatie maakt.
Wat moet ik uiterlijk een dag voor een kledingruilbeurs controleren?: Controleer uiterlijk 24 uur vooraf de deelnemerslijst, ruilvoorwaarden, huisregelborden en routebordjes. Kijk ook of kledinghangers, spiegels, schermen, labels, verlenghaspels en de kledingstomer aanwezig en bruikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.