Checklist voor een goed georganiseerde kledingruilbeurs

Een kledingruilbeurs staat of valt met duidelijke regels en een logische indeling. Leg vooraf vast hoeveel kleding bezoekers mogen meenemen, wanneer ze die inleveren en wat er met beschadigde of overgebleven items gebeurt. Regel kledingrekken, hangers, paskamerschermen en spiegels ruim voordat je promotie maakt. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor sorteren op maat, labels aanbrengen en het opstellen van de ruilbonnen. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Kledingregels opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kledinginzameling openen
3 personen
Kledingregels communiceren
Kledingrekken reserveren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Kleding sorteren
6 personen
Beschadigde kleding apart leggen
3 personen
Kleding op maat sorteren
4 personen
Kledinglabels voorbereiden
2 personen
Ruilbonnen voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kledingrekken controleren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kledingrekken opstellen
4 personen
Paskamers inrichten
3 personen
Kleding per maat uitstallen
6 personen
Inleverpunt inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Snacks en dranken klaarzetten
2 personen
Route- en maatborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Binnengebrachte kleding controleren
4 personen
Kleding bijvullen
3 personen
Bezoekers helpen bij het ruilen
3 personen
Paskamers controleren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ruilbalie bemannen
2 personen
Overgebleven kleding verzamelen
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kleding doneren aan goed doel
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kledingrekken demonteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 12
Kledingstandaardsaantal 4
Paskamerschermenaantal 4
Spiegelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Wasmandenaantal 12
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Kledinghangersaantal 300
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6
Tangen en lepelsaantal 8

Decoratie

Maatlabelsaantal 20
Richtingbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Decoratieve vlaggenaantal 4
Naambordjesaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Overig

Ruilbonnenaantal 300
Kledinglabelsaantal 500
Stiftenaantal 20
Balpennenaantal 30
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 300
Touwaantal 2
Kledinghoezenaantal 100
Kassadoos
Klembordenaantal 4
Printpapieraantal 2
Papierversnipperaar

Tips

Communiceer de kledingregels minstens 2 weken vooraf en herhaal ze bij de kledinginzameling. Vermeld bijvoorbeeld welke maten, seizoenen en kledingconditie welkom zijn.
Plan het sorteren niet pas bij de opening. Reken voor 100 kledingstukken ongeveer 1 tot 2 uur om ze op maat te verdelen, te labelen en beschadigde kleding apart te leggen.
Reserveer per kledingrek voldoende hangers en houd opbergkratten of wasmanden klaar voor kleding die nog niet is gesorteerd. Zo blijven inleverpunt en winkelgedeelte overzichtelijk.
Plan minimaal 2 vrijwilligers bij het inleveren en 2 bij de beurs zelf: één voor vragen en ruilbonnen, één voor het aanvullen en netjes houden van de rekken.
Richt paskamers in met schermen en zorg voor minimaal één spiegel per paskamer. Plaats richtingborden bij de ingang, rekken, paskamers en uitgang voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een kledingruilbeurs organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en kledingregels. Open de kledinginzameling uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je tijd houdt om te sorteren en ontbrekende materialen te regelen.
Hoeveel kledingrekken heb ik nodig voor een kledingruilbeurs?: Reken op ongeveer 1 kledingrek per 50 tot 75 kledingstukken die tegelijk worden gepresenteerd. Bij 200 kledingstukken heb je dus meestal 3 tot 4 rekken nodig, naast tafels of bakken voor accessoires en gevouwen kleding.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een kledingruilbeurs?: Voor een kleine beurs tot ongeveer 50 bezoekers zijn 4 vrijwilligers praktisch: 2 voor ontvangst en ruilbonnen en 2 voor rekken, paskamers en vragen. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor het opbouwen en sorteren.
Hoe lang duurt het opbouwen van een kledingruilbeurs?: Reserveer 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, kledingrekken, paskamers, spiegels en bewegwijzering. Tel bij een grote inzameling nog 1 tot 2 uur op voor het sorteren en labelen van de kleding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.