Checklist pour organiser une bourse d’échange de vêtements

Une bourse d’échange de vêtements repose surtout sur un tri clair et un parcours simple pour les visiteurs. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et définir les règles d’acceptation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les portants, les cintres, les étiquettes de taille et les bons d’échange. Le jour venu, gardez du temps pour séparer les vêtements endommagés, installer les cabines et répartir les bénévoles à l’accueil, au tri et au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Établir les règles vestimentaires
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Ouvrir la collecte de vêtements
3 personnes
Communiquer le code vestimentaire
Réserver des portants à vêtements
Planifier les bénévoles
2 personnes
Mettre à jour la liste des visiteurs
Trier les vêtements
6 personnes
Mettre à part les vêtements endommagés
3 personnes
Trier les vêtements sur mesure
4 personnes
Préparer les étiquettes de vêtements
2 personnes
Préparer les bons d’échange
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les portants à vêtements
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Aménager les cabines d’essayage
3 personnes
Présenter les vêtements par taille
6 personnes
Installer le point de dépôt
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et de mesure
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler les vêtements déposés
4 personnes
Réapprovisionner les vêtements
3 personnes
Aider les visiteurs à échanger
3 personnes
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le comptoir d’échange
2 personnes
Rassembler les vêtements restants
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Faire don de vêtements à une association
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les portants à vêtements
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Portants à vêtementsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Paniers à lingeqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Cintresqté 300
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pinces et cuillèresqté 8

Décoration

Étiquettes de tailleqté 20
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 10
Drapeaux décoratifsqté 4
Badges nominatifsqté 100

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Autre

Bons d’échangeqté 300
Étiquettes de vêtementsqté 500
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 30
Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 4
Épingles de sûretéqté 300
Cordeqté 2
Housses à vêtementsqté 100
Caisse
Presse-papiersqté 4
Papier d’impressionqté 2
Destructeur de documents

Conseils

Fixez les règles vestimentaires avant d’envoyer les invitations : indiquez le nombre maximal de pièces par personne, les tailles acceptées et le délai de dépôt des vêtements.
Ouvrez la collecte plusieurs jours avant l’événement. Triez les vêtements dès leur arrivée et mettez immédiatement de côté les pièces tachées, déchirées ou incomplètes.
Prévoyez au moins un portant par grande catégorie ou zone de taille, avec des étiquettes lisibles. Gardez quelques caisses de rangement pour les vêtements en attente de tri.
Installez les cabines d’essayage avec des paravents et des miroirs avant l’ouverture. Placez les bons d’échange et les badges nominatifs à l’accueil, plutôt que de les chercher pendant les arrivées.
Répartissez les bénévoles en trois temps : accueil et inscriptions à l’ouverture, tri et réassort pendant l’échange, puis rangement et nettoyage après la fermeture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises avant d’installer les machines à café et les bouilloires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, communiquer les règles, traiter les inscriptions et organiser la collecte ainsi que le tri des vêtements.
Combien de vêtements peut-on apporter à une bourse d’échange ?: Fixez une limite claire dans le formulaire d’inscription, par exemple 5 à 10 pièces par personne. Précisez aussi que les vêtements doivent être propres, complets et en bon état.
Quand faut-il trier les vêtements reçus ?: Triez-les le jour du dépôt ou dans les 24 heures. Séparez tout de suite les vêtements endommagés, les pièces sur mesure et les articles à classer par taille.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour une petite bourse, comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour le tri et 1 pour le rangement. Ajoutez une personne aux cabines d’essayage si l’affluence dépasse une vingtaine de visiteurs.

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