Kledingbeurs organiseren: checklist en planning

Een kledingbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je moet verkopers op tijd laten inschrijven, kleding herkenbaar registreren en op de dag zelf snel kunnen sorteren, prijzen en afrekenen. Plan eerst de locatie, regels en betaalmethode; regel daarna de werving en materiaalhuur. In de laatste week draait alles om labels, kassalijsten, vrijwilligers en een duidelijke indeling. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat kleding zonder verkoopnummer, prijs of eigenaar op de beurs belandt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Huisregels voor verkopers opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers bevestigen
Verkoopnummers toewijzen
2 personen
Inbrenginstructies versturen
Tafels en kledingrekken reserveren
Betaalmethode vastleggen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Kassa- en prijsregels vastleggen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Prijsstickers en verkooplabels maken
2 personen
Kassalijsten en bonnetjes printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kledinginbreng ontvangen
4 personen
Kleding op kwaliteit controleren
4 personen
Kleding per maat sorteren
4 personen
Kleding per soort sorteren
4 personen
Prijzen op kleding aanbrengen
3 personen
Kleding per verkoper registreren
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Kleding uitstallen
6 personen
Schoenen en accessoires uitstallen
3 personen
Paskamers inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Wisselgeld tellen
2 personen
Betaalapparaat testen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Entree en wachtrij inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Laatste kleding controleren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree en betalingen verwerken
2 personen
Kleding verkoopbaar houden
3 personen
Paskamers controleren
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee aanvullen
Afvalbakken legen
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
Eindsignaal aankondigen
Verkoop afsluiten
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
Onverkochte kleding verzamelen
4 personen
Kleding per verkoper verdelen
4 personen
Tafels en rekken afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Verkopers informeren over opbrengst
2 personen
Donatiekleding wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kledingrekkenaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 20
Klaptafels voor kassaaantal 2
Paskamerschermenaantal 4
Spiegelsaantal 4
Schoenenrekkenaantal 4
Kledingbakkenaantal 12
Hangersaantal 400

Apparatuur

Betaalterminal
Kassa
Geldkist
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 4
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Plakbandaantal 6
Wasknijpersaantal 100
Presentatiemandenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Kantoorartikelen

Prijsstickersaantal 500
Verkooplabelsaantal 500
Pennenaantal 20
Permanentmarkersaantal 12
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Nietmachinesaantal 3
Scharenaantal 6
Printpapieraantal 500
Enveloppenaantal 100
Kassabonrollenaantal 6
Geldtelbakjesaantal 3
Nummerkaartjesaantal 150
Touwaantal 3
Opbergbakkenaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Kabelmattenaantal 6

Tips

Sluit de inschrijving niet pas op de beursdag: verwerk de aanmeldingen enkele dagen eerder en bevestig iedere verkoper met verkoopnummer en inbrenginstructies.
Plan de kledinginname vóór de opening in tijdvakken van 15 tot 30 minuten. Controleer kwaliteit en registreer kleding per verkoper voordat je die per maat en soort sorteert.
Leg kassa- en prijsregels uiterlijk één week vooraf vast. Spreek af wie prijzen mag aanpassen, hoe retouren worden behandeld en of je contant, met een betaalterminal of met beide methoden werkt.
Maak het kassapunt ruim vóór opening klaar met een klaptafel, kassa of geldkist, kassalijsten en bonnetjes. Test de betaalterminal en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag eerder.
Richt de ruimte op looproute in: zet paskamerschermen en spiegels bij elkaar, plaats kledingrekken en schoenenrekken per categorie en hang bewegwijzeringsborden op bij ingang, kassa en uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kledingbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, huisregels en het inschrijfformulier. Reserveer tafels, kledingrekken en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd kost kleding innemen en sorteren?: Reken voor 100 kledingstukken ongeveer 2 tot 3 uur als je controle, registratie, prijzen en sortering achter elkaar doet. Werk met minstens 2 personen om wachtrijen bij de inbreng te beperken.
Wanneer moet ik verkopers hun verkoopnummer en instructies sturen?: Stuur het verkoopnummer en de inbrenginstructies uiterlijk 7 dagen voor de kledingbeurs. Vermeld daarin ook hoe kleding gelabeld moet zijn en op welk tijdstip de verkoper kan inleveren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kledingbeurs?: Voor een kleine beurs met maximaal 20 verkopers zijn 4 tot 6 vrijwilligers meestal werkbaar: twee voor inname en sortering, één of twee bij de kassa en één voor de zaal. Plan extra hulp tijdens de eerste 60 minuten en bij het opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.