Organiser une bourse aux vêtements sans rien oublier

Une bourse aux vêtements repose sur une organisation précise, surtout au moment des dépôts et du passage en caisse. Il faut cadrer les vendeurs, prévoir le mobilier, identifier chaque article et répartir les bénévoles avant l’ouverture. Le tri par taille et par catégorie prend rapidement du temps lorsque les vêtements arrivent en grand nombre. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières inscriptions jusqu’au rangement final, pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le règlement intérieur pour les vendeurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les vendeurs
Attribuer les numéros de vente
2 personnes
Envoyer les consignes de dépôt
Réserver des tables et des portants à vêtements
Enregistrer le moyen de paiement
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Fixer les règles de caisse et de prix
2 personnes
Concevoir la signalétique
Créer les étiquettes de prix et de vente
2 personnes
Imprimer les listes de caisse et les reçus
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Recevoir les dépôts de vêtements
4 personnes
Contrôler la qualité des vêtements
4 personnes
Trier les vêtements par taille
4 personnes
Trier les vêtements par catégorie
4 personnes
Apposer les prix sur les vêtements
3 personnes
Enregistrer les vêtements par vendeur
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Présenter les vêtements
6 personnes
Exposer les chaussures et les accessoires
3 personnes
Aménager les cabines d’essayage
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Compter la monnaie
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager l’entrée et la file d’attente
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Vérifier les derniers vêtements
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer l'entrée et les paiements
2 personnes
Conserver les vêtements vendables
3 personnes
Vérifier les cabines d’essayage
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Annoncer le signal de fin
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les vêtements invendus
4 personnes
Répartir les vêtements par vendeur
4 personnes
Démonter les tables et les étagères
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Informer les vendeurs du montant récolté
2 personnes
Déposer les vêtements de dons
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Portants à vêtementsqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 20
Tables pliantes pour la caisseqté 2
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirsqté 4
Porte-chaussuresqté 4
Bacs à vêtementsqté 12
Cintresqté 400

Équipement

Terminal de paiement
Caisse
Caisse
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Pincesqté 4
Carafesqté 4

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Nappesqté 10
Ruban adhésifqté 6
Pinces à lingeqté 100
Paniers de présentationqté 12

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Épongesqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Fournitures de bureau

Étiquettes de prixqté 500
Étiquettes de venteqté 500
Stylosqté 20
Marqueurs permanentsqté 12
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 6
Calculatricesqté 3
Agrafeusesqté 3
Ciseauxqté 6
Papier d’impressionqté 500
Enveloppesqté 100
Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Bacs à compter l’argentqté 3
Cartes numérotéesqté 150
Cordeqté 3
Bacs de rangementqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 6

Conseils

Fixez la date, le lieu et le règlement avant de publier les inscriptions. Précisez notamment les horaires de dépôt, les articles acceptés, les conditions de reprise et le fonctionnement du paiement.
Envoyez les consignes de dépôt plusieurs jours avant le rendez-vous. Demandez des vêtements propres, en bon état, munis d’une étiquette lisible avec le numéro du vendeur et le prix.
Prévoyez une vraie zone de contrôle à la réception. Enregistrez chaque vêtement par vendeur, puis séparez rapidement les articles par taille et par catégorie pour faciliter l’installation.
Ne gardez pas la caisse pour le jour même. Testez le terminal de paiement, préparez les listes de caisse et les reçus, puis attribuez des rôles précis aux bénévoles pour l’encaissement et les questions.
Installez les portants, tables, miroirs et cabines avant l’arrivée du public. Ajoutez une signalétique visible dès l’entrée et vérifiez les rallonges, multiprises et équipements de paiement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux vêtements ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le lieu, ouvrir les inscriptions et organiser la promotion. Les dépôts, le tri et l’étiquetage doivent être planifiés dans les 1 à 3 jours précédant la vente.
Quand faut-il envoyer les consignes aux vendeurs ?: Envoyez-les au minimum 7 jours avant le dépôt, puis rappelez les horaires 24 à 48 heures avant. Indiquez clairement le nombre maximum d’articles, le format des étiquettes et les règles de paiement.
Comment organiser les vêtements avant l’ouverture ?: Commencez par enregistrer les articles par vendeur, puis triez-les par catégorie et par taille. Gardez une zone séparée pour les articles refusés et terminez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil des acheteurs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une bourse aux vêtements ?: Prévoyez au moins 1 personne pour les dépôts, 1 pour le tri et l’installation, et 2 pour la caisse pendant les périodes chargées. Ajoutez une personne référente pour résoudre les erreurs d’étiquetage ou les demandes des vendeurs.

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