Debatkamp organiseren: een praktische checklist
Een debatkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en stellingen indelen. Je regelt tegelijk oudercontacten, noodinformatie, begeleiders, juryleden, ruimtes, vervoer en een programma dat strak genoeg is voor meerdere debatbeurten. Plan daarnaast tijd voor juryformulieren, naamkaartjes, presentaties en techniek. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot de controle van uitgangen, debatruimtes en catering op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Oudercontactgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
Debatbegeleiders vastleggen
Debatjury vastleggen
Ruimtes reserveren
Vervoer en bereikbaarheid controleren
Programma opstellen
2 personen
Debatstellingen selecteren
2 personen
Debatregels uitwerken
2 personen
Deelnemersgroepen indelen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Presentaties voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Eten gescheiden verpakken
2 personen
Ruimtes en uitgangen controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Debatruimtes inrichten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Welkom en programma uitleggen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Debattechnieken uitleggen
3 personen
Argumentatieoefening begeleiden
4 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Voorbereidingsrondes begeleiden
4 personen
Diner uitserveren
4 personen
Diner opruimen
3 personen
Finalerondes begeleiden
5 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Uitslag berekenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondsnack serveren
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Debatmaterialen opruimen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 40
- Tafelsaantal 10
- Registratietafel
- Jurytafelaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 45
- Besteksetsaantal 45
- Koffiekopjesaantal 30
Keuken
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Stopwatchaantal 6
- Beldrukkeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Debatmateriaal
- Whiteboardsaantal 4
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overvellenaantal 80
- Whiteboardmarkersaantal 24
- Juryformulierenaantal 50
- Stembriefjesaantal 100
Kantoorartikelen
- Balpennenaantal 50
- Notitieblokkenaantal 40
- Naamkaartjesaantal 45
- Plakbandaantal 4
- Schaaraantal 4
- Paperclipsaantal 2
Decoratie
- Bewegwijzeringsbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
Verlichting
- Bureaulampenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffer
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg begeleiders en juryleden vroeg vast en geef ze uiterlijk een week vooraf de debatregels, het programma en de juryformulieren. Zo kunnen zij vragen over spreektijd en beoordeling nog vóór het kamp stellen.
- Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en verzamel oudercontactgegevens, dieetwensen en noodcontacten vóór je de groepen indeelt. Controleer ontbrekende gegevens opnieuw uiterlijk 48 uur voor de start.
- Test laptop, projector, projectiescherm, beldrukker en stopwatch samen op de locatie. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en neem voor elke debatruimte een set pennen, notitieblokken en juryformulieren mee.
- Richt registratie-, jury- en debatruimtes vooraf in met tafels, stoelen, naamkaartjes, whiteboards en flip-overs. Reserveer minimaal 30 minuten vóór de ontvangst om looproutes, uitgangen en zicht op presentaties te controleren.
- Verpak eten per dieetwens gescheiden en zet gekoelde producten in koelboxen. Bereken per eetmoment het aantal deelnemers plus begeleiders en zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar voordat de eerste groep arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een debatkamp organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begeleiders, jury en ruimtes. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, oudercontacten en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Hoeveel debatbegeleiders en juryleden heb ik nodig?
- Plan minimaal één begeleider voor de algemene coördinatie en per gelijktijdige debatruimte één verantwoordelijke begeleider. Reken daarnaast op één jurylid per gelijktijdige debatronde en leg een reserve vast voor uitval.
- Wat moet ik 48 uur voor een debatkamp controleren?
- Controleer de deelnemerslijst, noodcontacten, dieetwensen, groepsindeling, bereikbaarheid en aanwezigheid van begeleiders en juryleden. Test ook de laptop, projector, beldrukker en stopwatch en druk draaiboek, deelnemerslijst en juryformulieren af.
- Hoe richt ik een debatruimte praktisch in?
- Zet tafels en stoelen zo neer dat debatteams, jury en begeleider elkaar goed kunnen zien. Leg per ruimte naamkaartjes, juryformulieren, stembriefjes, balpennen, notitieblokken, een stopwatch en whiteboardmateriaal klaar en plan minimaal 30 minuten voor de inrichting.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!