Kledingbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kledingbeurs staat of valt met een duidelijke indeling en afspraken met verkopers. Begin met de locatie en toegang, werk daarna de aanmeldingen, standplaatsen en betaalwijze uit. Bezoekers moeten snel kunnen zien waar ze heen moeten, terwijl verkopers weten wat ze meenemen en hoe ze betalen. Vergeet vooral paskamerschermen, spiegels, wisselgeld en voldoende kledinghangers niet. Met deze checklist houd je de voorbereiding, opbouw en afsluiting overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en toegang bevestigen
Verkopers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen uitvragen
Verkopersinformatie versturen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Plattegrond met stands maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Betaalwijze voor verkopers bepalen
2 personen
Huisregels opstellen
Prijslabels voorbereiden
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
Contant wisselgeld regelen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kledingrekken controleren
2 personen
Verkoperspakketten samenstellen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Looproutes afzetten
2 personen
Tafels en rekken opstellen
6 personen
Pashokjes inrichten
3 personen
Spiegels en verlichting plaatsen
3 personen
Kassa en betaalpunt klaarzetten
2 personen
Cateringpunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar stands begeleiden
3 personen
Kledingrekken en tafels aanvullen
4 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Pashokjes controleren
2 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afval en lege verpakkingen verwijderen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers laten afbreken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Kledingrekken en tafels afbreken
5 personen
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
Ruimte grondig schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verkopers informeren over gevonden spullen
Restmaterialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 20
Kledinghangersaantal 300
Paskamerschermenaantal 4
Kledingbakkenaantal 10
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Pinautomatenaantal 2
Geldkistjesaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiemokkenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Theelepelsaantal 80

Decoratie

Spiegelsaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Prijskaartjesaantal 500
Stiftenaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Touwaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Wijs standplaatsen pas toe nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd bij de plattegrond ruimte vrij voor looproutes, paskamerschermen en wachtrijen bij de betaalpunten.
Stuur verkopersinformatie uiterlijk één week vooraf. Zet daarin de toegangstijd, standafmetingen, betaalafspraken, huisregels en wat zij zelf moeten meenemen.
Test de betaalopstelling vóór opening. Controleer pinautomaten, geldkistjes, verlengkabels en stekkerdozen en regel contant wisselgeld voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Plan de koffiehoek los van de kledingrekken. Zet koffiezetapparaten en waterkokers op een veilige plek en bereid herbruikbare bekers, koffiemokken, theelepels en thermoskannen voor.
Loop vóór opening alle looproutes en paskamers na. Controleer dat spiegels en verlichting goed staan, pijlbordjes zichtbaar zijn en dozen, touw en losse kabels nergens in de weg liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een kledingbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur opbouwtijd. Tafels, kledingrekken en paskamerschermen kosten de meeste tijd; reserveer daarna nog 30 minuten voor bewegwijzering, betaalpunten en een controle van de toiletten.
Wanneer moet ik verkopers uitnodigen voor een kledingbeurs?: Nodig verkopers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf uit. Verwerk de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je standplaatsen kunt toewijzen en de verkopersinformatie op tijd kunt versturen.
Hoeveel kledinghangers heb ik per stand nodig?: Reken voor een kledingstand op ongeveer 30 tot 50 kledinghangers per kledingrek, afhankelijk van de hoeveelheid kleding. Vraag verkopers vooraf hoeveel rekruimte zij nodig hebben en controleer de voorraad vóór de opbouw.
Hoeveel wisselgeld moet ik regelen voor een kledingbeurs?: Begin met ongeveer €50 tot €100 aan klein wisselgeld per contant betaalpunt. Stem de verdeling af op het aantal verkopers en controleer vóór opening of alle geldkistjes en pinautomaten werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.