Klaverjasavond organiseren: complete checklist

Een klaverjasavond staat of valt met een strakke voorbereiding. Regel eerst de zaal, deelnemers en tafelindeling; daarna controleer je kaarten, scorebladen en de catering. Op de avond zelf draait alles om een snelle ontvangst, duidelijke uitleg en scores die na elke ronde gecontroleerd worden. Deze checklist helpt je om niets te vergeten, van het koelen van dranken tot het klaarzetten van koffie, hapjes en belegde broodjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Tafelindeling maken
Klaverjasregels en scorebladen printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Koelwaren koelen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden en tafelkaarten plaatsen
2 personen
Klaverjastafels inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes en belegde broodjes voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Spelregels en tafels uitleggen
Eerste speelronde begeleiden
Scores verzamelen en controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
Hapjes en broodjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Derde speelronde begeleiden
Tussentijdse scores verwerken
2 personen
Vierde speelronde begeleiden
Laatste scores verzamelen
2 personen
Eindstand berekenen
2 personen
Winnaar bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren en opbergen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Bijzettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Klaverjaskaartenaantal 8
Kaartenhoudersaantal 24
Scorebordenaantal 6
Scorebladenaantal 100
Balpennenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 36
Bordenaantal 36
Theelepelsaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Tafelkaartenaantal 6
Welkomstbord

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukentangaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de tafelindeling uiterlijk enkele dagen vooraf en zet tafelkaarten klaar. Zo weten deelnemers bij binnenkomst direct waar ze moeten zitten en voorkom je onrust aan het begin.
Controleer het spelmateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen: per tafel zijn klaverjaskaarten, scorebladen en pennen nodig. Leg bovendien reserve-exemplaren apart bij de ontvangsttafel.
Koelwaren en dranken kun je de dag ervoor koud zetten; koffie en thee bereid je pas op de avond zelf. Controleer vooraf of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen beschikbaar zijn.
Plan minstens 30 minuten vóór ontvangst voor het opstellen van tafels en stoelen. Richt daarna de klaverjastafels in, plaats de tafelkaarten en leg scoreborden en scorebladen klaar.
Verzamel scores direct na iedere speelronde en controleer ze voordat de volgende ronde begint. Een extra set balpennen en scorebladen voorkomt vertraging als iets zoekraakt of verkeerd wordt ingevuld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd vooraf moet ik een klaverjasavond organiseren?: Begin bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Controleer in de laatste week de tafelindeling, dieetwensen, boodschappen en het spelmateriaal.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een klaverjasavond?: Een klaverjastafel is geschikt voor 4 spelers, dus deel het definitieve aantal deelnemers door 4 en rond naar boven af. Houd daarnaast ruimte over voor een ontvangsttafel, bijzettafel en looproutes.
Wanneer zet ik de zaal klaar voor klaverjassen?: Open de zaal minimaal 30 minuten vóór de ontvangst en begin meteen met tafels en stoelen. Reserveer daarna tijd voor tafelkleden, tafelkaarten, spelmateriaal, koffie, thee en gekoelde dranken.
Wat moet ik klaarleggen voor een klaverjasavond?: Leg per tafel klaverjaskaarten, kaartenhouders, scoreborden, scorebladen en balpennen klaar. Voor de ontvangst en catering heb je daarnaast servies, serveerschalen, koffie- en theevoorzieningen, dranken en afvalbakken nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.