Zo organiseer je een klassiek concert

Een klassiek concert organiseren begint niet met stoelen klaarzetten, maar met de volgorde van datum, programma, musici en locatie. Leg daarna repetities, uitnodigingen en aanmeldingen vast, zodat je weet hoeveel publiek en catering je moet voorbereiden. Op de concertdag draait alles om een rustige zaalopbouw, duidelijke informatie voor musici en een entree die vóór de eerste noot werkt. Plan daarnaast tijd voor controles die vaak worden vergeten, zoals bladmuziek, verlichting, sleutels en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum vastleggen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Musici bevestigen
4
Locatie reserveren
5
Repetitietijden vastleggen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma laten drukken
11
Musici informeren over tijden
12
Catering bestellen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Programma's klaarleggen
2 personen
15
Locatiesleutels ophalen

Event

16
Zaal openen
2 personen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Foyer voorbereiden
3 personen
19
Stoelen opstellen
4 personen
20
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
21
Musici stoelen plaatsen
2 personen
22
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
23
Verlichting controleren
2 personen
24
Entree en garderobe inrichten
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Catering klaarzetten
3 personen
28
Repetitie begeleiden
2 personen
29
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
30
Programmawijzigingen verwerken
31
Entreepersoneel instrueren
2 personen
32
Deuren openen
3 personen
33
Bezoekers ontvangen
4 personen
34
Programma's uitdelen
3 personen
35
Garderobe beheren
2 personen
36
Concert aankondigen
37
Concert begeleiden
2 personen
38
Pauzedranken serveren
4 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Pauzezaal controleren
2 personen
42
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
43
Musici ontvangen na afloop
2 personen
44
Receptie klaarzetten
3 personen
45
Receptie serveren
4 personen
46
Dranken aanvullen
2 personen
47
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
48
Instrumenten inpakken
3 personen

Nazorg

49
Garderobe leeghalen
2 personen
50
Stoelen opruimen
4 personen
51
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Foyer schoonmaken
3 personen
55
Zaal schoonmaken
3 personen
56
Materialen controleren
2 personen
57
Locatie afsluiten
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen
59
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 110
Musiciestoelenaantal 14
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Barkrukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheptangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 14
Dirigentenlessenaar
Metronomenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Lessenaarlampenaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig musici en repetitietijden voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat het programma nog wijzigt nadat het al is gedrukt.
Houd bij aanmeldingen niet alleen het aantal gasten bij, maar ook dieetwensen. Geef de cateraar die informatie uiterlijk enkele dagen vooraf door en bestel pas daarna definitief.
Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor de zaalopbouw. Stoelen, muzieklessenaars, musiciestoelen, verlichting en entree vragen meer tijd dan alleen het neerzetten van tafels.
Maak voor de musici een aparte controle van dirigentenlessenaar, lessenaarlampen, bladmuziek, waterglazen en verlengkabels. Controleer dit vóór de repetitie, niet vlak voor aanvang.
Richt entree en garderobe minstens 45 minuten vóór ontvangst in. Leg programmastandaards en programma's klaar, haal de locatiesleutels op en koel dranken voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassiek concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, musici en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en wijzigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een concertzaal klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor stoelen, lessenaars, verlichting, foyer, entree en garderobe. Voeg 30 minuten toe voor een laatste controle en het oplossen van ontbrekende spullen of technische problemen.
Wanneer moet je het programma laten drukken?: Laat het programma drukken zodra repertoire, volgorde en musici definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken voor het concert. Houd enkele extra exemplaren achter de hand voor onverwachte gasten.
Hoeveel drank moet je voorzien bij een klassiek concert?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon als er een ontvangst of pauze is. Koel de dranken uiterlijk 1 uur voor de publieksontvangst en stem de hoeveelheid af op het aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.