Ein klassisches Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem klassischen Konzert hängt vieles voneinander ab: Erst wenn Termin, Programm, Musiker und Saal feststehen, lassen sich Proben und Einladungen zuverlässig planen. Beginne deshalb mit den Entscheidungen, die andere Aufgaben auslösen, und arbeite dich anschließend bis zur Saalvorbereitung vor. Besonders oft werden Anmeldefristen, gedruckte Programme und der Zugang zum Veranstaltungsort zu spät geklärt. Plane außerdem Zeit für Technik, Garderobe und die Versorgung der Musiker ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzerttermin festlegen
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Musiker bestätigen
- 4
Location reservieren
- 5
Probenzeiten festlegen
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm drucken lassen
- 11
Musiker über Zeiten informieren
- 12
Catering bestellen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Programme bereitlegen
2 Personen
- 15
Standortschlüssel abholen
Event
- 16
Saal öffnen
2 Personen
- 17
Saal kontrollieren
2 Personen
- 18
Foyer vorbereiten
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Notenständer aufstellen
2 Personen
- 21
Stühle für die Musiker aufstellen
2 Personen
- 22
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
- 23
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 24
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 27
Catering bereitstellen
3 Personen
- 28
Probe begleiten
2 Personen
- 29
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
- 30
Programmänderungen einarbeiten
- 31
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
- 32
Türen öffnen
3 Personen
- 33
Besucher empfangen
4 Personen
- 34
Programme ausgeben
3 Personen
- 35
Garderobe verwalten
2 Personen
- 36
Konzert ankündigen
- 37
Konzert begleiten
2 Personen
- 38
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 39
Snacks servieren
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Pausenraum überprüfen
2 Personen
- 42
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
- 43
Musiker nach dem Ende empfangen
2 Personen
- 44
Empfang vorbereiten
3 Personen
- 45
Empfang servieren
4 Personen
- 46
Getränke auffüllen
2 Personen
- 47
Besucher verabschieden
3 Personen
- 48
Instrumente einpacken
3 Personen
Nachbereitung
- 49
Garderobe leerräumen
2 Personen
- 50
Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Musikpulte wegräumen
2 Personen
- 52
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Foyer reinigen
3 Personen
- 55
Saal reinigen
3 Personen
- 56
Materialien prüfen
2 Personen
- 57
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 59
Reste aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 110
- MusikerstühleAnz. 14
- KlappischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 120
- BarhockerAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- NotenpulteAnz. 14
- Dirigentenpult
- MetronomeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TischmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LeselampenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Konzerttermin, Programm und Veranstaltungsort fest. Bestätige die Musiker anschließend schriftlich und verschicke Einladungen erst, wenn Beginn, Dauer und Adresse sicher sind.
- Plane die Proben nicht nur nach dem Konzertdatum, sondern rückwärts: Die letzte gemeinsame Probe sollte möglichst 1 bis 3 Tage vor dem Auftritt liegen. Informiere die Musiker danach noch einmal gesammelt über Probe- und Konzertzeiten.
- Setze eine Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. So kannst du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche noch für Catering, Sitzplätze und Getränke berücksichtigen.
- Bestelle oder drucke die Programme mindestens 5 Werktage vor dem Konzert. Lege am Veranstaltungstag zusätzliche Exemplare am Eingang und am Programmständer bereit; 10 Prozent Reserve sind meist praktikabel.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Einlass ein. Prüfe zuerst Schlüssel und Saal, stelle danach Publikums- und Musikerstühle, Notenpulte, Beleuchtung, Garderobe und gekühlte Getränke bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein klassisches Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Termin, Programm, Musiker, Location, Proben und Einladungen nacheinander verbindlich planen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Konzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze die Rückmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines klassischen Konzerts?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für den Aufbau und zusätzlichen 30 Minuten für eine letzte Kontrolle. Saal, Foyer, Garderobe, Notenpulte, Beleuchtung und Getränke sollten vor dem Einlass fertig sein.
- Wie viele Programme sollte man für ein Konzert drucken?
- Plane ein Exemplar pro erwarteter Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 erwarteten Gästen sind das beispielsweise 88 Programme; der Druck sollte mindestens 5 Werktage vorher beauftragt werden.
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