Checklist voor een klassiek concert organiseren

Een klassiek concert organiseren vraagt om meer dan musici en een programma. Je legt eerst datum, locatie en repetitieruimte vast en werkt daarna toe naar kaartverkoop, publiekscommunicatie en de praktische uitvoering. Denk op tijd aan partijen, technische wensen, stoelindeling en vrijwilligers. Op de concertdag moeten registratie, garderobe, verlichting, instrumentopstelling en catering tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je de 71 taken en 52 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Musici contracteren
2 personen
Repertoire vaststellen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Catering reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Persbericht versturen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Musici informeren
Partijen en bladmuziek controleren
2 personen
Technische wensen verzamelen
Stoelindeling bepalen
2 personen
Programma laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
Vrijwilligers inplannen
Bezoekerslijst exporteren
Bevestiging naar bezoekers sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
EHBO-middelen controleren
Sleutels ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en foyerruimte inspecteren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Musiciopstelling maken
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Foyertafels inrichten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Instrumenten ontvangen
2 personen
Instrumenten controleren
2 personen
Inspelen begeleiden
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel uitvoeren
8 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
Applausmoment begeleiden
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Foyertafelsaantal 6
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 12
Dirigentenlessenaar
Metronoom
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 8
Pianobank
Stemvork
Kassabox
Pinautomaat

Verlichting

LED-spotsaantal 6
LED-noodlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 140
Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Gebaksbordjesaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerplateausaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Lessenaarbandenaantal 12
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, musici en repetitieruimte eerst vast. Doe dit voordat je repertoire, programma en uitnodigingen definitief maakt; beschikbaarheid van musici en zaal bepaalt de rest van je planning.
Verzamel technische wensen uiterlijk vóór de laatste repetitie. Controleer onder meer muzieklessenaars, dirigentenlessenaar, pianobank, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en kabelgoten op locatie.
Open de kaartverkoop pas nadat programma en stoelindeling zijn vastgesteld. Exporteer de bezoekerslijst op een vast moment en stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor het concert.
Plan catering op basis van het aantal bevestigde bezoekers en musici. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en tel naast wijnglazen ook waterglazen, koffiekopjes, gebaksbordjes en serveerlepels mee.
Maak een apart opbouwschema voor de laatste 2 uur vóór aanvang. Zet stoelen, registratie- en foyertafels, garderoberekken, verlichting en noodverlichting klaar voordat de musici hun instrumenten en partijen controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en musici. Reserveer een repetitieruimte en controleer vergunningen en verzekering zodra de locatie vaststaat.
Wanneer open ik de kaartverkoop voor een klassiek concert?: Open de online kaartverkoop zodra repertoire, programma en stoelindeling definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Zo kun je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers tijdig verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een klassiek concert?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, registratie, garderobe, verlichting, techniek en catering. Reserveer daarnaast tijd voor een soundcheck en controle van partijen, bladmuziek en technische wensen.
Wanneer stuur ik de bezoekersbevestiging voor een klassiek concert?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor het concert. Vermeld daarin aanvangstijd, locatie, praktische informatie en eventuele instructies voor registratie of garderobe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.