Checklist pour organiser un concert classique

Un concert classique demande une coordination précise entre la salle, les musiciens, le programme et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis avancez vers les répétitions, la billetterie et la communication. Les dernières semaines servent à confirmer les partitions, les besoins techniques, les inscriptions et la répartition des sièges. Cette checklist rassemble les points à traiter dans l’ordre, jusqu’à l’installation des pupitres, des micros et de l’espace foyer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Réserver le lieu
Recruter des musiciens
2 personnes
Déterminer le répertoire
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Réserver le catering
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Envoyer le communiqué de presse
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les musiciens
Vérifier les morceaux et les partitions
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
Définir la répartition des sièges
2 personnes
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Planifier les bénévoles
Exporter la liste des visiteurs
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Récupérer les clés
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager les tables du foyer
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Recevoir les instruments
2 personnes
Vérifier les instruments
2 personnes
Accompagner l’échauffement
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Annoncer le concert
Interpréter la première partie du concert
8 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
Animer le moment des applaudissements
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables du foyerqté 6
Table d'inscription
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 12
Pupitre de chef d’orchestre
Métronome
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 8
Banc de piano
Fourchette de sonnerie
Caisse
Terminal de paiement

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de secours LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 140
Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 140
Assiettes à pâtisserieqté 140
Cuillères à caféqté 140
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Bandes pour pupitreqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Porte-nomsqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle de répétition plusieurs semaines avant le concert et prévoyez au moins une répétition complète dans la configuration finale. Vérifiez notamment la place disponible pour les pupitres, le piano et les sièges.
Fermez le programme assez tôt pour faire relire les morceaux et les partitions avant impression. Gardez une version numérique corrigée jusqu’au dernier moment, car une erreur dans le programme est difficile à rectifier une fois imprimé.
Ne limitez pas la préparation technique au jour du concert : demandez les besoins des musiciens, testez les microphones, la table de mixage et les haut-parleurs, puis repérez les rallonges et multiprises nécessaires.
Pour l’accueil, exportez la liste des visiteurs quelques jours avant l’événement et préparez la table d’inscription, les badges et la répartition des sièges. Prévoyez une procédure distincte pour les inscriptions de dernière minute.
Le catering du foyer se prépare avec les besoins alimentaires recueillis à l’avance. Comptez séparément les verres à eau, les verres à vin et les tasses à café, puis installez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert classique ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date. Réservez d’abord la salle et les musiciens, puis fixez le répertoire, les répétitions, les autorisations et la billetterie.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert classique ?: Ouvrez-la environ 6 à 8 semaines avant le concert, une fois la date, la salle, le programme et les informations pratiques confirmés. Gardez ensuite un suivi hebdomadaire des inscriptions.
Combien de temps avant le concert faut-il confirmer les visiteurs ?: Envoyez la confirmation 5 à 7 jours avant le concert, après l’export de la liste des visiteurs. Indiquez l’horaire, l’accès, les éventuelles consignes de placement et les informations utiles pour l’accueil.
Quand vérifier le matériel technique pour un concert classique ?: Faites un premier inventaire 2 à 3 semaines avant, puis un test complet au plus tard la veille. Vérifiez les microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, rallonges, multiprises et éclairages de secours.

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