Klassiek concert organiseren: checklist en planning

Een klassiek concert vraagt om een strakke volgorde: eerst datum, programma, locatie en musici, daarna repetities, publiekscommunicatie en catering. Plan de zaal niet pas op de concertdag: stoelen, lessenaars, verlichting, garderobe en entree moeten dan alleen nog gecontroleerd worden. Verzamel dieetwensen vooraf en leg programma’s, bladmuziek en dranken klaar voordat musici en publiek binnenkomen. Deze checklist bevat 59 taken en 38 benodigdheden voor de voorbereiding en uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Musici bevestigen
Locatie reserveren
Repetitietijden vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma laten drukken
Musici informeren over tijden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Zaal openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Foyer voorbereiden
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Musici stoelen plaatsen
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Repetitie begeleiden
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Programmawijzigingen verwerken
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert aankondigen
Concert begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzezaal controleren
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Musici ontvangen na afloop
2 personen
Receptie klaarzetten
3 personen
Receptie serveren
4 personen
Dranken aanvullen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen

Nazorg

Garderobe leeghalen
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 110
Musiciestoelenaantal 14
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Barkrukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheptangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 14
Dirigentenlessenaar
Metronomenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Lessenaarlampenaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg repetitietijden vast zodra de musici bevestigd zijn en informeer iedere musicus over aanvang, aankomsttijd en benodigde bladmuziek. Zo voorkom je dat een repetitie pas op de concertdag praktisch onuitvoerbaar blijkt.
Verstuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert uit, zodat catering en boodschappen nog aangepast kunnen worden.
Plan voor de zaalopbouw minimaal 2 uur vóór de ontvangst van het publiek. Zet eerst de publieksstoelen en musiciestoelen neer, plaats daarna muzieklessenaars, de dirigentenlessenaar en lessenaarlampen.
Controleer verlengkabels, stekkerdozen, tafelmicrofoons en microfoonstatieven vóór de musici arriveren. Test verlichting en eventuele werklampen in de volledige zaal, niet alleen bij de entree.
Richt entree, garderobe en foyer afzonderlijk in en leg programma’s klaar op een vaste plek. Koel dranken vóór de zaal opengaat en controleer tegelijk of waterglazen, wijnglazen, koffie- en theeservies beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en musici. Verstuur uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat je aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een concertzaal klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor het openen van de zaal, controleren van de ruimte, opstellen van stoelen en plaatsen van lessenaars. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van verlichting, entree, garderobe en foyer.
Wanneer moet ik het concertprogramma laten drukken?: Laat het programma drukken zodra repertoire, musici en volgorde definitief zijn, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vóór het concert. Houd op de dag zelf extra exemplaren achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Wanneer regel ik catering en drank voor een klassiek concert?: Bestel catering ongeveer 7 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen en dieetwensen grotendeels bekend zijn. Doe verse boodschappen uiterlijk 1 dag van tevoren en koel dranken vóór de ontvangst van het publiek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.