Checkliste für ein klassisches Konzert
Ein klassisches Konzert braucht vor allem einen klaren Ablauf: Termin und Programm stehen fest, Musiker und Veranstaltungsort sind bestätigt, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Proben und der Druck der Programme. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege und eine vorbereitete Reihenfolge – vom Abholen des Schlüssels über die Bestuhlung bis zur Garderobe. Diese Checkliste enthält 59 Aufgaben und 38 benötigte Dinge für Planung, Aufbau und Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Konzerttermin festlegen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Musiker bestätigen
Location reservieren
Probenzeiten festlegen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm drucken lassen
Musiker über Zeiten informieren
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Event
Saal öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Foyer vorbereiten
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Stühle für die Musiker aufstellen
2 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Probe begleiten
2 Personen
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
Programmänderungen einarbeiten
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Konzert ankündigen
Konzert begleiten
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenraum überprüfen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Musiker nach dem Ende empfangen
2 Personen
Empfang vorbereiten
3 Personen
Empfang servieren
4 Personen
Getränke auffüllen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Nachbereitung
Garderobe leerräumen
2 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Musikpulte wegräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Foyer reinigen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 110
- MusikerstühleAnz. 14
- KlappischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 120
- BarhockerAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- NotenpulteAnz. 14
- Dirigentenpult
- MetronomeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TischmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LeselampenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Programm zuerst fest und bestätige die Musiker, bevor du Einladungen gestaltest. Plane die Probenzeiten anschließend so, dass alle Musiker die genauen Zeiten rechtzeitig erhalten.
- Reserviere den Saal frühzeitig und kläre, wann du den Schlüssel abholen kannst. Ohne Zugang zum vereinbarten Zeitpunkt verzögern sich Bestuhlung, Notenpulte, Beleuchtung und Foyer-Aufbau sofort.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens vor der Catering-Bestellung. Für den Empfang solltest du Getränke kühlen und Wassergläser, Weingläser sowie Kaffeetassen getrennt bereitstellen.
- Drucke die Programme nicht erst am Konzerttag. Lege sie vor dem Einlass in den Programmständer und prüfe, ob Notenblätter, Dirigentenpult, Musikerstühle und Leselampen am richtigen Platz stehen.
- Plane für den Aufbau eine feste Kontrollrunde ein: Saal öffnen, Beleuchtung prüfen, Eingang und Garderobe einrichten und anschließend Foyer sowie Sitzplätze kontrollieren. So fallen fehlende Kleiderbügel, Verlängerungskabel oder Tischdecken noch vor dem Einlass auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein klassisches Konzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Musikern und Location. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
- Wann sollte man die Musiker über die Konzertzeiten informieren?
- Informiere die Musiker spätestens 2 Wochen vor dem Konzert über Einlass, Aufbau, Probe und Auftritt. Schicke bei Änderungen eine aktualisierte Zeitübersicht sofort, statt sie erst am Veranstaltungstag weiterzugeben.
- Wie viele Sitzplätze braucht man für ein klassisches Konzert?
- Richte die Sitzplätze nach den bestätigten Anmeldungen ein und plane etwa 5 bis 10 Prozent zusätzliche Stühle ein. Für Musiker kommen eigene Musikerstühle hinzu; diese sollten nicht aus den Publikumsplätzen genommen werden.
- Was muss man am Konzerttag zuerst erledigen?
- Hole zuerst den Standortschlüssel ab und öffne den Saal. Danach folgen Saalkontrolle, Beleuchtung, Bestuhlung, Notenpulte, Foyer, Eingang und Garderobe; beginne damit mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass.
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