Klassiek concert organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een klassiek concert organiseren vraagt meer dan musici en een programma vastleggen. Je moet ook rechten controleren, kaartverkoop en bezoekersinformatie op tijd regelen en de zaal technisch voorbereiden. Denk vooraf aan toegankelijkheid, parkeerinformatie en dieetwensen, zodat bezoekers niet op het laatste moment met vragen komen. Op de concertdag draait alles om een vaste volgorde: zaal controleren, stoelen en podium opstellen, instrumenten afstemmen en de ontvangst klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
Locatie reserveren
Musici contracteren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Repertoire en rechten controleren
Kaartverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Programmaflyers bestellen
Naamkaartjes maken
2 personen
Bezoekerslijst exporteren
Catering inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Instrumenten afstemmen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumgedeelte inrichten
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Geluid voor aankondigingen testen
2 personen
Licht op podium richten
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Programma's bij entree leggen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Briefing entreevrijwilligers
2 personen
Briefing zaalbegeleiders
2 personen
Musici ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zaal opnieuw controleren
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Slotwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels afbreken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 12
Dirigentenlessenaar
Podiummicrofoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Versterker
Luidsprekersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Pinautomaat

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum en locatie eerst vast en contracteer daarna de musici. Zo kun je programma, uitnodigingen en online publicatie op één planning baseren.
Controleer repertoire en muziekrechten voordat je kaartverkoop opent. Zet programma, aanvangstijd, parkeerinformatie en toegankelijkheidsinformatie meteen bij de online concertpagina.
Verwerk aanmeldingen op een vast moment en exporteer de bezoekerslijst uiterlijk 1 dag voor het concert. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat catering niet op de avond zelf hoeft te worden aangepast.
Plan de zaalopbouw ruim vóór de inloop. Stoelen, podiumdelen, muzieklessenaars, microfoonstandaards, kabels en luidsprekers moeten eerst staan en getest zijn voordat instrumenten worden afgestemd.
Maak een aparte ontvangstplanning voor vrijwilligers. Leg programmaflyers, naamkaartjes, pinautomaat, garderoberekken en kledinghangers klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, musici en programma. Open de kaartverkoop zodra repertoire, rechten en praktische bezoekersinformatie definitief zijn.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een klassiek concert starten?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het concert. Dan hebben bezoekers tijd om te plannen en houd je nog enkele weken over om aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een klassiek concert?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaal, podium en techniek, en plan daarna tijd voor afstemming en een korte controle. Met veel stoelen of extra microfoons is 4 uur veiliger.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en catering regelen?: Sluit de eerste inventarisatie van aanmeldingen ongeveer 3 dagen vooraf af en exporteer de definitieve bezoekerslijst 1 dag voor het concert. Koop catering en gekoelde dranken uiterlijk de dag ervoor in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.