Checkliste für ein klassisches Konzert
Ein klassisches Konzert steht und fällt mit genauer Vorbereitung: Termin, Raum, Musiker, Programm und Rechte müssen früh feststehen. Danach folgen Ticketverkauf, Einladungen, Besucherliste und die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag zählen funktionierende Technik, gestimmte Instrumente, aufgestellte Stühle und bereitliegende Programme. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und zeigt, was häufig erst kurz vor dem Konzert auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Konzertdatum bestätigen
Location reservieren
Musiker engagieren
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Repertoire und Rechte prüfen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Programmflyer bestellen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Besucherliste exportieren
Catering einkaufen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Instrumente stimmen
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Ton für Ansagen testen
2 Personen
Licht auf die Bühne richten
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Programme am Eingang auslegen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Briefing für Einlasshelfer
2 Personen
Briefing für Saalbetreuer
2 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Konzert begleiten
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Saal erneut überprüfen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Schlusswort halten
Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Instrumente einpacken
3 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische abbauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- KlappischeAnz. 8
- UmkleidetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- BühnenelementeAnz. 6
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 12
- Dirigentenpult
- BühnemikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- Verstärker
- LautsprecherAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Geldautomat
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- MilchkannenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BühnentücherAnz. 4
- ProgrammständerAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Location möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Musiker verbindlich engagieren und das Programm mit Repertoire und Aufführungsrechten festlegen.
- Eröffne den Ticketverkauf mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Veröffentliche gleichzeitig Anfahrt, Parkhinweise, Hinweise zur Barrierefreiheit und eine Kontaktmöglichkeit für Ernährungswünsche.
- Plane Helfer nicht nur für den Einlass ein: Du brauchst am Veranstaltungstag mindestens eine Person für die Besucherliste, eine für Saal und Garderobe sowie eine Ansprechperson für Musiker und Technik.
- Kontrolliere den Saal 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Dann bleiben noch Zeit für Stühle, Bühnenbereich, Notenpulte, Dirigentenpult, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher.
- Kühle Getränke spätestens 2 Stunden vor Einlass und stelle Programme, Namensschilder sowie Wassergläser bereit. Prüfe außerdem Kabeltrommeln und Verlängerungskabel, bevor die Instrumente gestimmt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein klassisches Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Location, Programm und Rechte sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert geklärt sein; der Ticketverkauf kann danach starten.
- Wie viele Helfer braucht man für ein klassisches Konzert?
- Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 3 Helfer einplanen: eine Person am Einlass, eine für Saal und Garderobe und eine für Musiker oder Technik. Bei mehr als 100 Gästen sind 4 bis 6 Helfer realistischer.
- Wann soll der Saal für ein Konzert geöffnet werden?
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. So bleiben etwa 2 Stunden für Bestuhlung, Bühne, Technik und Kontrolle sowie 30 bis 45 Minuten für das Stimmen der Instrumente.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem klassischen Konzert?
- Rechne bei einem Konzert mit Empfang mit etwa 2 Getränken pro Person im ersten Abschnitt und zusätzlich 0,5 Liter Wasser pro Gast. Kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Einlass.
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