Checklist voor een goed georganiseerde klantenconferentie

Een klantenconferentie vraagt om meer dan een programma en een lijst met genodigden. Je moet sprekers, presentaties, techniek, catering en registratie op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar bevestigingen en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, leveringen, naamkaartjes en aansluitingen. Op de dag zelf draait alles om een tijdige opbouw en een registratiebalie die direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
Reserveringen bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Cateringdetails bevestigen
Techniekdetails bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
WiFi en stroom testen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Servies ophalen
2 personen
Middagprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verwerken
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je techniek en catering definitief reserveert. Zo weet je hoeveel presentatiemomenten, microfoons, zitplaatsen en pauzes je moet voorbereiden.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de conferentie uit en geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering. Controleer ook of water, koffie en servies op de juiste plek staan.
Verzamel presentaties minimaal 48 uur vooraf op één laptop en test iedere HDMI-adapter, kabel, beamer en presentatieklikker. Neem daarnaast verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks mee.
Richt de registratiebalie minstens 60 minuten voor de ontvangst in. Leg naamkaartjes, de afgedrukte deelnemerslijst en schrijfmateriaal klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Plan de opbouw in vaste stappen: locatie openen, leveringen aannemen, tafels en stoelen plaatsen, podiumachtergrond opbouwen en daarna geluid en beeld testen. Houd minstens 30 minuten over voor een volledige repetitie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klantenconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers, catering en techniek uiterlijk 4 weken voor de conferentie.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een klantenconferentie versturen?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor het evenement. Verstuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met tijd, locatie en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een klantenconferentie op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor meubels, registratie, podiumachtergrond, catering en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige beeld- en geluidstest.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vooraf op en zet ze op één laptop. Test iedere presentatie nogmaals tijdens de technische controle op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.