Kundenkonferenz organisieren: Die Checkliste für deine Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Referenten, Präsentationen und Programm spätestens zwei Wochen vor der Konferenz. So bleibt Zeit, fehlende Dateien einzusammeln und die Reihenfolge der Vorträge anzupassen.
• Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin oder lege einen festen Auswertungszeitpunkt fest. Erst dann lassen sich Namensschilder, Teilnehmerliste, Cateringmengen und Ernährungswünsche zuverlässig vorbereiten.
• Plane für Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Adapter mindestens einen vollständigen Funktionstest ein. Prüfe dabei auch Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker mit den tatsächlichen Vortragsdateien.
• Bestätige Catering- und Technikdetails 48 Stunden vorher noch einmal schriftlich. Vergessene Kleinigkeiten wie Wassergläser, Kaffeetassen, Verlängerungskabel oder Servierzangen fallen sonst oft erst beim Aufbau auf.
• Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Richte zuerst Tische und Stühle, Registrierungstresen, Bühnenhintergrund und Technik ein; danach können Lieferungen angenommen und Materialien verteilt werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Kundenkonferenz planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin angefragt und bestätigt werden.

Wann sollte ich die Einladungen zur Kundenkonferenz verschicken?

Verschicke die Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Sende 7 bis 10 Tage vorher eine Erinnerung und schließe die Teilnehmerdaten 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kundenkonferenz?

Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei umfangreicher Technik eher 3 Stunden. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wann muss das Catering für eine Kundenkonferenz bestätigt werden?

Bestätige die Personenzahl, Ernährungswünsche und Cateringdetails 48 Stunden vorher noch einmal. Für frische Produkte und Getränke sollte der Einkauf am Vortag erfolgen, sofern die Lieferzeit es zulässt.

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