Kitesurfclinic organiseren: checklist en planning

Een kitesurfclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen kites en boards klaarleggen. Je regelt vooraf een strandzone, instructeurs, deelnemersinformatie en toestemmingsformulieren. Op de dag zelf moeten materiaal, veiligheidszone, inschrijftafel en opvang logisch op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je bepalen wat je eerst vastlegt, wat je uiterlijk een week vooraf controleert en wat pas op het strand gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en strandzone reserveren
Instructeurs en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Toestemmingsformulieren verzamelen
Weer en windverwachting controleren
Alternatief programma bevestigen
Kitesurfmateriaal inventariseren
2 personen
Materiaal op beschadigingen controleren
2 personen
Wetsuits en veiligheidsmateriaal sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Strand en parkeerroute controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Kitesurfmateriaal naar het strand brengen
4 personen
Kites en lijnen klaarleggen
3 personen
Veiligheidszone afzetten
3 personen
EHBO- en reddingsmateriaal plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid en formulieren controleren
2 personen
Wetsuits en helmen uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Kitemateriaal demonstreren
2 personen
Oefenen met vliegerbesturing
4 personen
Kitesurfles in ondiep water begeleiden
5 personen
Deelnemers uit het water begeleiden
4 personen
Kites en lijnen veilig opruimen
4 personen
Wetsuits laten uitlekken
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Foto's en deelnemersinformatie verzamelen
Avondprogramma afronden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Strand en locatie schoonmaken
4 personen
Kitesurfmateriaal drogen
3 personen
Kitesurfmateriaal schoonmaken
3 personen
Materiaal opnieuw controleren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Deelnemersfoto's en informatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 30
Inschrijftafel
Afvalbakaantal 4

Sportmateriaal

Trainingskiteaantal 10
Kitesurfboardaantal 10
Kitebaraantal 10
Lijnensetaantal 10
Kitepompaantal 6
Wetsuitaantal 25
Kitesurftrapezeaantal 20
Waterhelmaantal 25
Waterschoenenaantal 25
Reserveonderdelensetaantal 2
Waterdichte opbergboxaantal 4

Veiligheid

Reddingsvestaantal 25
EHBO-kofferaantal 2
Reddingsboeiaantal 2
Fluitjeaantal 6
Afzetlintaantal 4
Waarschuwingsbordaantal 4

Apparatuur

Koelboxaantal 4
Verlengkabelaantal 2
Stekkerdoosaantal 2
Mobiele telefoonhoesaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankaantal 3
Broodmesaantal 3

Servies

Herbruikbaar bordaantal 30
Herbruikbaar glasaantal 40
Herbruikbare mokaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschaalaantal 8

Verlichting

Ledlampaantal 6
Zaklampaantal 6

Schoonmaak

Handzeepaantal 3
Handdoekaantal 12
Schoonmaaksponsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie, strandzone en parkeerroute minstens 4 weken vooraf vast. Controleer meteen of je partytenten, inschrijftafel en materiaal op die plek mag neerzetten.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld wat deelnemers meenemen, hoe laat ze zich melden en wanneer toestemmingsformulieren binnen moeten zijn.
Plan de laatste weer- en windcontrole 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig ook vóór die ochtend het alternatieve programma, zodat uitwijken geen improvisatie wordt.
Sorteer wetsuits, helmen, reddingsvesten en waterschoenen per maat en maak een aparte set voor reserveonderdelen. Controleer kites, lijnen, kitebars en boards op beschadigingen voordat ze naar het strand gaan.
Richt bij aankomst eerst de inschrijftafel en veiligheidszone in voordat deelnemers materiaal krijgen. Houd EHBO-koffer, reddingsboei, fluitje en telefoon binnen direct bereik van de begeleiders.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kitesurfclinic organiseren?: Leg locatie en strandzone bij voorkeur 4 weken vooraf vast en boek instructeurs zo vroeg mogelijk. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de clinic de aanmeldingen en toestemmingsformulieren kunt verwerken.
Wanneer controleer ik het weer voor een kitesurfclinic?: Doe een eerste controle 24 uur vooraf en een tweede controle op de ochtend van de clinic. Neem alleen definitief een besluit als wind, weersverwachting en het alternatieve programma zijn afgestemd met de instructeurs.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kitesurfclinic?: Reserveer minstens 90 minuten voor het plaatsen van partytenten, tafels en stoelen, het inrichten van de inschrijftafel en het afzetten van de veiligheidszone. Plan daarna nog tijd om materiaal naar het strand te brengen en kites en lijnen klaar te leggen.
Wat moet ik bij de ontvangst van deelnemers controleren?: Controleer per deelnemer de aanwezigheid, het toestemmingsformulier en eventuele dieetwensen voordat je een wetsuit of helm uitdeelt. Reken ongeveer 10 minuten per groep voor registratie en materiaaluitgifte, afhankelijk van de groepsgrootte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.