Kinderweek organiseren: checklist en planning

Een Kinderweek vraagt om meer dan een activiteitenprogramma. Je moet vooraf weten hoeveel kinderen komen, wie toestemming heeft gegeven en welke noodcontacten beschikbaar zijn. Daarna volgen de groepsindeling, reserveringen, boodschappen en controle van spelmateriaal. Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst: partytenten, spelstations, registratie en het uitgiftepunt kosten samen meer tijd dan je vooraf denkt. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Activiteitenrooster uitwerken
3 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad houdbaar voedsel opslaan
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Keuken en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Aanwezigheidslijsten afdrukken

Event

Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Huisregels uitleggen
2 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
4 personen
Middagdrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Kinderen naar huis begeleiden
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Lunch serveren
5 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Fruit en drinken uitdelen
3 personen
Sporttoernooi begeleiden
5 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Waterspellen begeleiden
6 personen
Lunch serveren
5 personen
Handwerkactiviteit begeleiden
5 personen
Tussendoortjes uitdelen
3 personen
Teamspellen begeleiden
6 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Filmavond begeleiden
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Natuuropdracht begeleiden
6 personen
Lunch serveren
5 personen
Bouwactiviteit begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziekspel begeleiden
4 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Quizavond begeleiden
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Finalespellen begeleiden
6 personen
Lunch serveren
5 personen
Presentaties begeleiden
4 personen
Ouders ontvangen
3 personen
Afscheidsactiviteit begeleiden
5 personen
Afscheidsmaaltijd serveren
5 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Spelmateriaal opbergen
3 personen
Locatie volledig opruimen
6 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Keuken grondig schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Deelnemersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 55
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Kookplatenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Beamer
Projectiescherm

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalnet
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 15
Springtouwenaantal 15
Waterpistolenaantal 20
Sponzenaantal 20
Estafettestokkenaantal 12
Blinddoekenaantal 12
Touwaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Plakbandaantal 8
Viltstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 10
Verfsetsaantal 8
Kwastenaantal 40
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 20
Knutselkartonaantal 10
Kralenaantal 1000
Wolaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponsjesaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving niet pas op de eerste dag: verwerk aanmeldingen uiterlijk één week vooraf, zodat je de deelnemerslimiet, groepsindeling en benodigde materialen kunt vastleggen.
Verzamel dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten vóór je boodschappen doet. Zo voorkom je dat een kind op locatie geen passende maaltijd krijgt of belangrijke gegevens ontbreken.
Werk het activiteitenrooster per dagdeel uit en geef elke groep een vast startpunt. Met pionnen, hoepels en ballen kun je spelstations vooraf klaarzetten in plaats van materiaal tijdens de activiteit te zoeken.
Koop houdbare producten enkele dagen eerder, maar haal koelproducten pas één dag voor de Kinderweek. Bewaar ze in koelboxen en controleer vóór vertrek of warmhoudbakken, thermoskannen en waterkokers aanwezig zijn.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor locatiecontrole, toiletten, tafels, stoelen en techniek. Test verlengkabels, stekkerdozen, Bluetoothspeakers en eventuele beamer vóór deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Kinderweek organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, deelnemerslimiet en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 1 week voor de start af.
Wanneer moet ik de aanmeldingen voor de Kinderweek verwerken?: Verwerk nieuwe aanmeldingen minstens wekelijks en maak 7 dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor groepsindeling, aanwezigheidsregistratie, dieetwensen en noodcontacten.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een Kinderweek?: Dat hangt af van de leeftijd, activiteiten en locatie, maar bepaal de begeleidersbezetting vóór je de deelnemerslimiet vastlegt. Plan daarnaast minimaal één persoon voor ontvangst en registratie en één persoon die tijdens de start aanspreekbaar blijft voor praktische vragen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een Kinderweek?: Houdbare boodschappen kun je 2 tot 3 dagen vooraf doen en opslaan in voorraadbakken. Koop gekoelde producten maximaal 1 dag vooraf en richt op de locatie een apart uitgiftepunt in voordat de kinderen arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.