Checklist pour organiser la Semaine des enfants

Organiser une Semaine des enfants demande plus que de prévoir des jeux. Il faut cadrer les inscriptions, recueillir les autorisations et les besoins alimentaires, puis répartir les participants en groupes. Cette checklist de 83 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’accueil sur place. Elle couvre aussi le matériel sportif, les repas, les branchements, les tentes et les vérifications souvent oubliées la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Faire les réservations
Élaborer le programme des activités
3 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Aménager la cuisine et le point de distribution
3 personnes
Imprimer les listes de présence

Événement

Installer la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
Animer les jeux de знакомства
4 personnes
Servir les boissons de l’après-midi
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Accompagner les enfants à la maison
4 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Encadrer l'activité créative
5 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
Distribuer les fruits et les boissons
3 personnes
Encadrer le tournoi sportif
5 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Animer la soirée feu de camp
5 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Animer les jeux d'eau
6 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
5 personnes
Distribuer des collations
3 personnes
Encadrer les jeux d'équipe
6 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Encadrer la soirée cinéma
4 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Accompagner la mission nature
6 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Accompagner l’activité de construction
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu musical
4 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Encadrer les jeux de finale
6 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Animer les présentations
4 personnes
Accueillir les parents
3 personnes
Animer l’activité d’au revoir
5 personnes
Servir le repas d’adieu
5 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Nettoyer entièrement le lieu
6 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la cuisine en profondeur
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Gérer les objets perdus
Archiver les informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 55
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Louchesqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Plaques de cuissonqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Filet de volley-ball
Cônesqté 30
Cerceauxqté 15
Cordes à sauterqté 15
Pistolets à eauqté 20
Épongesqté 20
Témoins de relaisqté 12
Masquesqté 12
Cordeqté 100

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 60
Ruban adhésifqté 8
Feutresqté 40
Papier de bricolageqté 10
Sets de peintureqté 8
Pinceauxqté 40
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Crayons de couleurqté 20
Carton à bricolageqté 10
Perlesqté 1000
Laineqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la limite de participants avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et prévoyez une liste d’attente si la capacité est atteinte.
Demandez les formulaires d’autorisation, les contacts d’urgence et les informations alimentaires au moment de l’inscription. Relancez les familles qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant le début.
Répartissez les enfants en groupes avant l’arrivée et imprimez les listes de présence en plusieurs exemplaires. Prévoyez une copie pour la table d’accueil et une pour chaque responsable de groupe.
Achetez les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais juste avant l’événement. Utilisez des glacières et des bacs de maintien au chaud pour éviter de laisser les aliments à température ambiante.
Faites une visite du lieu la veille : toilettes, tables, chaises, tentes, stations de jeu et prises électriques. Testez aussi les rallonges, multiprises, haut-parleurs et le vidéoprojecteur avant l’arrivée des enfants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour la Semaine des enfants ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le début. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de finaliser les groupes, les repas et les réservations.
Quand demander les autorisations parentales ?: Demandez-les dès l’inscription et relancez les familles restantes 7 jours avant. Sans formulaire signé ni contact d’urgence vérifié, l’accueil de l’enfant risque d’être retardé le premier jour.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le lieu ?: Réservez au moins 3 heures avant l’accueil pour monter les tentes, installer les tables et chaises, préparer la cuisine et mettre en place les jeux. Ajoutez 30 minutes pour tester les branchements et le matériel audiovisuel.
Quand acheter les aliments pour la Semaine des enfants ?: Achetez les produits secs 3 à 5 jours avant et les produits frais 1 jour avant, selon leur conservation. Stockez les denrées non périssables séparément et gardez les produits froids dans des glacières jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.