Kinderwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kinderwoche braucht mehr Vorbereitung als nur ein abwechslungsreiches Programm. Du musst früh Teilnehmerzahl, Gruppen, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen klären und anschließend Essen, Material und Räume aufeinander abstimmen. Plane außerdem feste Zeiten für Aufbau, Registrierung und Pausen ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Kinder und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Aktivitätenplan ausarbeiten
3 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Vorrat an haltbaren Lebensmitteln lagern
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spielstationen einrichten
4 Personen
Küche und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Anwesenheitslisten ausdrucken

Event

Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Hausregeln erklären
2 Personen
Kennenlernspiele anleiten
4 Personen
Nachmittagsgetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Abendspiel begleiten
4 Personen
Kinder nach Hause begleiten
4 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Kreative Aktivität begleiten
5 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
Obst und Getränke ausgeben
3 Personen
Sportturnier betreuen
5 Personen
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Wasserspiele betreuen
6 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Handarbeitsaktivität begleiten
5 Personen
Zwischenmahlzeiten verteilen
3 Personen
Teamspiele betreuen
6 Personen
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
Filmabend betreuen
4 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Naturauftrag begleiten
6 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Bauaktivität begleiten
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Musikspiel begleiten
4 Personen
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
Quizabend betreuen
4 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Finalspiele betreuen
6 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Präsentationen betreuen
4 Personen
Eltern empfangen
3 Personen
Abschiedsaktivität moderieren
5 Personen
Abschiedsmahlzeit servieren
5 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Spielmaterial verstauen
3 Personen
Location vollständig aufräumen
6 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Küche gründlich reinigen
4 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten
Teilnehmerinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 55
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
VorratsboxenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KochplattenAnz. 3

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
Volleyballnetz
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 15
SpringseileAnz. 15
WasserpistolenAnz. 20
SchwämmeAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 12
AugenbindenAnz. 12
SeilAnz. 100

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
KlebebandAnz. 8
FilzstifteAnz. 40
BastelpapierAnz. 10
MaltsetsAnz. 8
PinselAnz. 40
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
BuntstifteAnz. 20
BastelkartonAnz. 10
PerlenAnz. 1000
WolleAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Teilnehmerlimit fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Gruppen, Sitzplätze, Spielstationen und die benötigte Menge an Geschirr realistisch planen.
Sammle Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen spätestens eine Woche vor Beginn. Fehlende Angaben lassen sich am Veranstaltungstag nur schwer zuverlässig nachholen.
Teile die Kinder vorab in Gruppen ein und plane pro Gruppe eine verantwortliche Betreuungsperson ein. Halte den Aktivitätenplan zusätzlich ausgedruckt am Empfang und an den Spielstationen bereit.
Kaufe haltbare Lebensmittel zuerst und Kühlprodukte möglichst kurz vor der Kinderwoche. Kühlboxen und Warmhaltebehälter helfen, wenn Einkauf, Transport und Ausgabe nicht direkt nacheinander stattfinden.
Kontrolliere am Vortag Toiletten, Stromanschlüsse und den Aufbauort. Verlängerungskabel, Tische, Stühle, Partyzelte und Spielmaterial sollten vor Beginn vollständig an ihrem Einsatzort stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kinderwoche organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmerlimit. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor Beginn verschickt werden, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Betreuer braucht man für eine Kinderwoche?: Plane mindestens eine verantwortliche Betreuungsperson pro Gruppe ein und lege die Gruppengröße nach Alter und Aktivitäten fest. Für bewegungsintensive Stationen oder Ausflüge solltest du zusätzlich eine Reserveperson einplanen.
Was muss am Tag vor der Kinderwoche vorbereitet werden?: Am Vortag sollten Material, haltbare Lebensmittel, Gruppenlisten und Notfallkontakte bereitliegen. Kontrolliere außerdem Raum, Toiletten und Strom und richte Tische, Empfangstisch sowie Spielstationen so weit wie möglich ein.
Wie viel Geschirr und Trinkbecher braucht man für eine Kinderwoche?: Rechne pro Kind mindestens einen Teller, eine Schüssel, einen Becher und ein Besteckset pro Essensrunde ein. Bei mehreren Runden solltest du 10 bis 20 Prozent Reserve vorhalten, besonders bei wiederverwendbarem Geschirr.

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