Kinderkledingbeurs organiseren: checklist en planning

Een kinderkledingbeurs vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke afspraken met deelnemers. Leg verkoopvoorwaarden, betaalwijze en inbrengmomenten vroeg vast, zodat je op de beursdag niet alles tegelijk hoeft uit te zoeken. Plan daarnaast genoeg tijd voor het sorteren van kleding, het ophangen van kleding aan rekken en het inrichten van pashokjes. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Deelnemers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
Verkoopinstructies versturen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Inbrenglijsten ontvangen
2 personen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Betaalwijze vastleggen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld halen
Materialen controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Pashokjes inrichten
2 personen
Ingang en routing markeren
2 personen
Prijskaartjes klaarleggen
2 personen
Verkoopbalie inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Goederen innemen
4 personen
Kleding sorteren
4 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Verkoop afrekenen
3 personen
Pashokjes controleren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Verkooptafels bijvullen
3 personen
Onverkochte kleding markeren
3 personen
Opbrengsten afsluiten
2 personen

Nazorg

Kleding aan deelnemers teruggeven
4 personen
Tafels en rekken afbreken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Deelnemers informeren over opbrengst
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 24
Kledingrekkenaantal 10
Kledinghangersaantal 300
Bakken voor kledingaantal 30
Pashokjeschermenaantal 4
Pashokjesbankjesaantal 2
Spiegelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Kaartlezersaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Laptop
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Richtingaanwijzersaantal 12
Prijskaartjesaantal 300
Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 20
Schilderstapeaantal 10
Klembordenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 4
Voorraadkrattenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkoopvoorwaarden uiterlijk 3 weken vooraf vast. Vermeld daarin onder meer hoe deelnemers kleding aanleveren, hoe prijskaartjes worden bevestigd en wanneer onverkochte spullen worden opgehaald.
Maak de deelnemersindeling voordat je de kleding binnenkrijgt. Reserveer per deelnemer een herkenbare code of naam en gebruik klemborden en watervaste stiften om fouten bij de afrekening te beperken.
Plan minimaal 2 uur voor de opening in voor de opbouw. Zet eerst tafels en kledingrekken neer, richt daarna pashokjes en routing in en leg pas als laatste prijskaartjes en verkoopmateriaal klaar.
Regel de betaalwijze minstens 1 week vooraf. Test kaartlezers, controleer de laptop en printer en haal voor contante betalingen voldoende wisselgeld in kleine coupures.
Wijs op de beursdag aparte vrijwilligers aan voor de verkoopbalie, het aanvullen van kleding en het toezicht bij de pashokjes. Zo blijft de betaalbalie bemand terwijl bezoekers kunnen passen en zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderkledingbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, werf deelnemers en verstuur de eerste uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemersindeling en verkoopinstructies uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kinderkledingbeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine beurs en 3 uur als er veel deelnemers of kledingrekken zijn. Houd na afloop nog 1 tot 2 uur vrij voor afrekening, het verzamelen van onverkochte kleding en het opruimen van de locatie.
Hoe richt ik een kinderkledingbeurs overzichtelijk in?: Maak duidelijke zones voor kledingrekken, tafels, bakken, pashokjes en de verkoopbalie. Markeer de ingang en looproute met richtingaanwijzers en zorg voor minstens één spiegel en een bankje bij de pashokjes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderkledingbeurs?: Voor een kleine beurs zijn minimaal 4 vrijwilligers praktisch: één bij de verkoopbalie, één voor toezicht en vragen, één voor het aanvullen en sorteren en één voor de afrekening. Bij meer dan ongeveer 30 deelnemers is een extra vrijwilliger voor de ingang of pashokjes verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.