Kinderdisco organiseren: checklist en planning

Een kinderdisco vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en versiering. Leg eerst locatie, datum en aanmeldingen vast en werk daarna toe naar een definitieve gastenlijst met dieetwensen. Reserveer geluidsapparatuur en verlichting op tijd, test alle kabels en maak ruimte voor dansen, rusten en eten. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat gebeuren, zoals allergeneninformatie, toegang tot de locatie en gekoelde drankjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Muzieklijst samenstellen
2 personen
Muziekrechten controleren
Spelprogramma voorbereiden
2 personen
Reservering geluidsapparatuur maken
Reservering extra verlichting maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Eet- en drinktafel inrichten
3 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Polsbandjes en naamstickers klaarleggen
2 personen
Briefing toegangsmedewerkers
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen aftekenen
2 personen
Muziek en lichteffecten bedienen
2 personen
Dansspellen begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Rustplek en toezicht controleren
2 personen
Afscheid en ophalen begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Vloeren en tafels schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Rustbankenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Discolampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Slingersaantal 12
Discovloerstickers
Naamstickersaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Sportmateriaal

Danslintenaantal 20
Spelballenaantal 10
Hoepelsaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de muziek en het spelprogramma uiterlijk 1 week vooraf. Zet nummers klaar die passen bij de leeftijd en zorg voor korte afwisselingen, zodat kinderen niet alleen maar hoeven te dansen.
Controleer de geluidsinstallatie en verlichting minimaal 1 dag van tevoren. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, discolampen, verlengkabels en stekkerdozen samen op de plek waar ze komen te staan.
Maak de dansvloer vrij en richt daarnaast een rustige plek met banken in. Houd op de dag zelf minstens 30 minuten over voor het aansluiten van apparatuur, het ophangen van versiering en een laatste veiligheidscontrole van kabels.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en leg allergeneninformatie vóór het eten klaar. Bereid hapjes pas nadat de definitieve gastenlijst is vastgesteld en koel dranken in de koelboxen.
Regel sleutels, toegang en ontvangst vooraf met de locatie. Richt een informatiebalie in met naamstickers en polsbandjes, zodat begeleiding kinderen bij binnenkomst snel kan registreren. Veel organisatoren vergeten ook een aparte plek voor jassen en tassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderdisco organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen. Reserveer geluidsapparatuur en extra verlichting liefst minimaal 2 weken voor het feest, vooral als je die niet zelf hebt.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een kinderdisco?: Reken voor het eerste uur op 2 drankjes per kind en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 20 kinderen betekent dat bij een disco van 2 uur circa 60 drinkmomenten, plus wat extra voor begeleiders.
Wanneer moet ik de kinderdisco versieren en de techniek testen?: Hang de versiering op de dag zelf 1 tot 2 uur vooraf op. Sluit geluidsinstallatie en verlichting minimaal 30 minuten voor binnenkomst aan en test muziek, microfoons en kabels volledig.
Wat moet ik regelen voor allergieën bij een kinderdisco?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en leg de informatie uiterlijk 2 dagen vooraf vast. Houd hapjes met verschillende allergenen gescheiden en zet de allergeneninformatie zichtbaar bij de eet- en drinktafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.