Zo organiseer je een kinderboekenfeest

Een kinderboekenfeest staat of valt met een strak programma en rustige overgangen. Leg eerst datum, locatie en voorlezer vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de voorbereiding van boeken, activiteiten en catering. Plan naast het voorlezen genoeg tijd voor knutselen, rondkijken bij de boekentafel en drinken. Op de dag zelf helpen een registratietafel, duidelijke richtingbordjes en een ingerichte leeshoek om kinderen en begeleiders snel op weg te helpen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Voorlezer boeken
4
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Boekentafel samenstellen
2 personen
10
Voorleesschema maken
11
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Boeken en materialen controleren
2 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Leeshoek inrichten
2 personen
18
Knutseltafels inrichten
3 personen
19
Boekentafel inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Geluidsapparatuur testen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Registratietafel klaarzetten
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Programma openen
27
Voorleessessie begeleiden
3 personen
28
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Speurtocht begeleiden
4 personen
32
Avondvoorlezing verzorgen
3 personen
33
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

34
Versiering verwijderen
3 personen
35
Meubilair terugplaatsen
4 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Materialen inventariseren
2 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Boekenkastenaantal 2
Registratietafel
Kussensaantal 30
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 10
Koffiekopjesaantal 30

Decoratie

Boekenvlaggetjesaantal 6
Ballonnenaantal 100
Boekenthema-banneraantal 2
Tafelkledenaantal 8
Richtingbordjesaantal 12
Boekenlegger-sjablonenaantal 100

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 6

Activiteiten

Kleurpotlodenaantal 120
Viltstiftenaantal 100
Wasco krijtaantal 80
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Gekleurd papieraantal 500
Knutselkartonaantal 200
Stickervellenaantal 100
Verkleedaccessoiresaantal 30
Speurtochtkaartjesaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met blokken van 20 tot 30 minuten voor voorlezen en activiteiten. Zo blijft het programma overzichtelijk en voorkom je lange wachttijden tussen de leeshoek en de knutseltafels.
Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen. Verwerk de aanmeldingen in één deelnemerslijst en druk die vóór de start af voor de registratietafel.
Controleer boeken, knutselmaterialen en techniek minimaal 1 dag eerder. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon op de plek van de voorlezer, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Richt de ruimte in deze volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna leeshoek, knutseltafels en boekentafel. Houd een vrije looproute van ongeveer 1 meter en zet richtingbordjes bij de ingang en kruisingen.
Zet dranken minstens 1 uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vóór ontvangst. Laat vrijwilligers 15 minuten voor opening hun taak en het voorleesschema doornemen, zodat bezoekers niet bij één persoon blijven wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kinderboekenfeest?: Reken voor het hoofdprogramma op 2 tot 3 uur. Plan bijvoorbeeld drie voorleesblokken van 20 minuten met activiteiten en een drinkpauze ertussen; houd daarnaast 30 minuten voor opbouw en 15 minuten voor opruimen vrij.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kinderboekenfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vóór het feest. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen, hapjes en materialen op tijd kunt controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kinderboekenfeest voor te bereiden?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, voorlezer en programma. Reserveer de laatste week voor boodschappen, materialen, het voorleesschema en de deelnemerslijst; controleer techniek en inrichting de dag ervoor.
Hoe richt ik een kinderboekenfeest in?: Zet de registratietafel bij de ingang en maak daarna een leeshoek, knutseltafels en boekentafel. Laat tussen de onderdelen ongeveer 1 meter loopruimte en zet stoelen en kussens zo dat kinderen de voorlezer goed kunnen zien.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.